Tot ce trebuie să știi despre modificările legislative adoptate în contextul epidemiei provocate de COVID-19

Pandemia provocată de noul SARS-Cov-2 a afectat modul de lucru din instituțiile publice din România. Multe dintre acestea au fost nevoite să pună la punct rapid un sistem prin care să digitalizeze cât mai mult munca funcționarilor, pentru a încuraja distanțarea socială. 

Aplicația Regista vine în sprijinul instituțiilor care înregistrează constant un număr mare de documente, facilitând astfel procesul de lucru și reducând birocrația. Platforma poate fi accesată online de pe orice dispozitiv și facilitează comunicarea dintre cetățeni și funcționarii publici. 

Pentru că aducem constant îmbunătățiri aplicației noastre și dorim să răspundă cât mai bine nevoilor utilizatorilor, în această perioadă am venit cu actualizări în conformitate cu modificările legislative adoptate în contextul pandemiei provocate de noul coronavirus. 

1. Portaluri publice pentru documente electronice

La data de 7 aprilie 2020, a intrat în vigoare o Ordonanță de Urgență, prin care autoritățile și instituțiile publice sunt obligate să le pună cetățenilor la dispoziție portaluri publice pentru a primi documente electronice.

În acest context, pentru a veni în sprijinul instituțiilor, Regista pune la dispoziția autorităților modulul de Formulare electronice prin care funcționarii procesează electronic și răspund cererilor primite de la cetățeni. Noul modul respectă atât reglementările din Ordonanța de Urgență, cât și recomandările de distanțare socială.

Ținând cont de nevoile identificate până în prezent, am integrat în secțiunea Formulare electronice solicitări specifice, precum Cereri certificat fiscal, Cerere eliberare adeverință rol agricol, cât și un formular general prin care se pot trimite orice alte cereri. Completarea și trimiterea se poate face inclusiv de pe dispozitivele mobile.

Depunerea formularelor în format electronic scurtează semnificativ timpul de management al documentelor, deoarece funcționarii pot aproba sau respinge cererile cetățenilor sau pot filtra și sorta, pentru a identifica ușor cererile de interes. Ulterior, cetățenii primesc o notificare pe e-mail cu privire la soluționarea cererii depuse.

Sunt peste 400 de primării din România care utilizează aplicația Regista pentru a rezolva mai rapid solicitările primite, așa că soluția este una matură, cu o experiență de peste 5 ani, dar care totuși se dezvoltă continuu pentru a îmbunătăți și mai mult experiența de utilizare.

2. Semnături electronice 

Ordonanța de Urgență 38/7.04.2020 reglementează și cadrul general pentru utilizarea la nivelul autorităților și instituțiilor publice a semnăturii electronice și a documentelor electronice.

Există trei tipuri de semnături electronice: semnătura simplă, semnătura avansată și semnătura calificată. Acestea asigură niveluri diferite securitate și recunoaștere pentru persoana care le folosește. Din acest motiv, semnăturile vor fi folosite în funcție de riscul documentului.

2.1. Semnătura electronică simplă
Are un nivel scăzut de încredere și apare sub forma datelor de contact trecute în semnătura adresei de e-mail sau ca o semnătură făcută pe tabletă. Aceasta poate fi folosită pentru semnarea e-mail-urilor sau a documentelor care au un risc scăzut.

2.2. Semnătura electronică avansată
Are un nivel mediu de încredere și necesită un certificat digital simplu. Cu aceasta pot fi semnate documente precum avize, procese verbale, cereri de concediu etc.

2.3. Semnătura electronică calificată
Are un nivel ridicat de încredere și necesită un certificat digital calificat. Poate fi folosită pentru semnarea documentelor precum contracte, documente medicale, facturi, documente în relația persoanelor fizice și a firmelor cu statul etc.

3. Ședințe online pentru consilierii locali

La data de 12 mai 2020, a fost publicată o Ordonanță de Urgență care a venit în completarea unor legi existente, fiind clarificat dreptul consilierilor locali de a participa la ședințele consiliului local prin intermediul mijloacelor electronice. Ordonanța precizează clar faptul că aceștia sunt considerați prezenți la ședință dacă utilizează orice mijloc electronic.

Clarificările adoptate prin Ordonanță de Urgență au fost făcute în contextul actual al pandemiei provocate de noul COVID-19, încurajând distanțarea socială, pentru limitarea răspândirii virusului.

În concluzie, situația actuală provocată de noul coronavirus a determinat autoritățile să ia măsuri urgente în ceea ce privește digitalizarea rapidă a activității din instituțiile publice, pentru a asigura continuitatea activității, dar mai ales măsurile de siguranță în contextul pandemiei. Regista salută aceste modificări legislative și încurajează persoanele din conducere să adopte soluții digitale pentru a eficientiza munca depusă de funcționarii publici. Aplicația noastră vine cu soluții pentru o digitalizare rapidă a instituțiilor și pentru facilitarea comunicării dintre cetățeni și funcționari.