Termenii și condițiile utilizare a platformei Regista (Modulele Instituții)

Data ultimei actualizări: Decembrie 2021
Versiunea: [1]

  1. Despre Regista și modulele Platformei Regista

    1. Regista Digital S.A. CUI 44681966, J40/13259/2021, cu sediul în București, Sectorul 3, Splaiul Unirii, Nr. 165, clădirea TNO2, et. 6, e-mail: [email protected], (denumită în cele ce urmează „Regista”) deține și operează platforma Regista® ca o platformă online (denumită în cele ce urmează „Platforma” sau “Platforma Regista”) cuprinzând diverse module de management electronic al documentelor și e-Guvernare destinate utilizării de către instituțiile publice sau private din România („Instituția”, „Instituțiile” sau orice formulă echivalentă), precum și module destinate interacțiunii dintre Instituții și beneficiarii serviciilor publice sau private oferite de Instituții.
    2. Modulul alocat interacțiunii dintre Instituțiile localităților din România înrolate în Platforma Regista (“Instituțiile”) și persoanele care iau contact cu acestea (de obicei, contribuabilii sau rezidenții acelor localități, dar și petiționarii, clienții sau alte persoane interesate) (denumite în mod generic “Contribuabilii”) este un modul separat – Modulul Contribuabili – a cărui utilizare este reglementată de Termeni și Condiții de utilizare distincți (link).
  2. Comunicarea cu Instituțiile.

    1. În vederea creării contului de administrator, reprezentanții Regista vor solicita Instituției o adresă de e-mail.
    2. Această adresă de e-mail va fi folosită și pentru comunicarea dintre Regista și Instituție. Data comunicării este prima zi lucrătoare ce urmează zilei în care Regista a transmis comunicarea.
    3. Regista va putea transmite prin e-mail sau direct prin intermediul Platformei, mesaje privind mentenanța sau alte aspecte administrative ale Platformei (de exemplu: întreruperea temporară a serviciului, apariția unor noi funcționalități, etc.), precum și orice alte mesaje de informare in legatura cu Platforma Regista.
    4. Instituția va putea lua legătura cu Regista, putand solicita inclusiv încetarea primirii de mesaje de informare, prin transmiterea un email la adresa [email protected] sau la adresa [email protected], ori utilizand adresa de sediu sau prin apelarea numărului de telefon 0790.00.83.83.
  3. Termenii și Condițiile de utilizare fac parte din contractul dintre Instituție și Regista

    1. Pentru a dobândi accesul la și a utiliza Platforma Regista, Instituția va încheia un contract de cesiune neexclusivă (licențiere) cu Regista („Acordul de licențiere”), cu mențiunea ca următoarele documente, enumerate mai jos, fac parte integrantă din contract:
      • prezentii Termeni și Condiții de utilizare, așa cum sunt publicați pe website-ul Regista, în forma actualizată;
      • Manualul de utilizare, care poate fi găsit la urmatoarea adresa: https://desk.zoho.eu/portal/regista/ro/kb;
      • Politica de Confidențialitate a Modulelor Instituții;
      • Politica de cookies a Modulelor Instituții.
    2. În mod excepțional, Instituția poate primi dreptul de utilizare a Platformei, cu titlu gratuit, pe o perioadă limitată (“varianta de încercare” sau “demo”), avand obligația de a respecta documentele enumerate în art. 3.1 de mai sus.
    3. În caz de neconcordanțe între Acordul de licentiere si documentele enumerate în art. 3.1 de mai sus, prevederile Acordului de licențiere vor prevala.
    4. Obiectul acestor Termeni și Condiții de utilizare îl reprezintă cesiunea remunerată către Instituții a dreptului de utilizare asupra Modulelor Instituții („Licența”). Licența este neexclusivă, limitată în timp, revocabilă, acordată pentru întreg mapamondul, conform dispozițiilor Acordului de licențiere. Termenii și Condițiile de utilizare completează Acordul de licențiere.
      Prețul Licenței este cel agreat în Acordul de licențiere.
    5. Încetarea Acordului de licențiere duce la încetarea accesului la Platforma Regista.Acceptarea Termenilor și Condițiilor. Modificări.
    6. Prin semnarea Acordului de licențiere, Părțile vor accepta în mod expres Termenii și Condițiile de utilizare în vigoare de la data Acordului de licențiere.
    7. Prin semnarea Acordului de licențiere, Părțile vor accepta în mod expres Termenii și Condițiile de utilizare în vigoare de la data Acordului de licențiere.
    8. Orice asemenea modificări vor fi notificate, în prealabil implementării, la adresa de e-mail pusă la dispoziție de Instituție la încheierea Acordului de utilizare, cu un termen de preaviz de minim 10 zile (“Termenul de preaviz”).
    9. În cazul în care nu este de acord cu modificările Termenilor și Condițiilor de utilizare, Instituția are dreptul de a solicita reconsiderarea modificărilor în interiorul Termenului de preaviz. Într-o asemenea situație, Părțile vor negocia în vederea găsirii unei soluții amiabile. În lipsa ajungerii la un acord, se vor aplica Termenii și Condițiile de utilizare anterioare, acceptate fără obiecțiuni de către Instituție.
  4. Activarea și folosirea contului

    1. În funcție de tipul de Licență acordată Instituției, Regista va crea un cont de utilizator cu acces la funcționalitățile agreate conform Acordului de licențiere.
    2. În scopul activării contului de utilizator, Instituția va transmite în prealabil către reprezentanții Regista datele de identificare și de contact, inclusiv adresa de e-mail, ale reprezentantului desemnat pentru administrarea contului de utilizator al Instituției (“Utilizatorul Administrator”).
    3. Accesul la contul de utilizator se va face pe baza adresei de e-mail comunicate și a unei parole. La prima autentificare, Utilizatorului Administrator i se recomanda setarea unei parole proprii respectând cerințele de securitate impuse de platforma Regista, diferită de cea asignata în mod automat de reprezentanții Regista. Datele de acces la contul de utilizator pot fi modificat la orice moment de către Utilizatorul Administrator.
    4. Utilizatorul Administrator va putea ulterior gestiona în mod independent crearea de sub-conturi de utilizator (controlate prin intermediul contului de Utilizator Administrator) pentru personalul din cadrul Instituției desemnat pentru utilizarea Platformei. Numărul și funcționalitățile sub-conturilor de utilizatori va depinde de tipul de Licență contractat prin Acordul de licențiere.
    5. Contul Utilizatorului Administrator, precum și sub-conturile aferente, aparțin doar Instituției titulare din Acordul de licențiere și nu se pot transfera, fără acordul scris al Regista. De asemenea, Instituția nu trebuie sa autorizeze sau să permită oricărei alte terte persoane sa le folosească, cu excepția reprezentanților autorizați.
    6. Instituția are obligația de a păstra confidențialitatea datelor de acces (adresa de e-mail, parolă). Orice dezvaluire neautorizata, potentiala sau efectiva, va fi notificata către Regista în cel mai scurt timp posibil.
    7. Regista are dreptul să suspende/închidă contul Utilizatorului Administrator și orice sub-conturi dacă are motive să creada ca este folosit ilegal sau contrar acestor Termeni și Condiții. Cu toate acestea, Regista nu isi asumăm obligația de a urmări utilizarea Platformei, Instituția fiind pe deplin responsabilă pentru modul de utilizare a acesteia.
  5. Prelucrarea de date cu caracter personal

    1. Prin intermediul Platformei se pot introduce și stoca inclusiv date cu caracter personal, de către reprezentanții Instituțiilor („Date personale prelucrate”).
    2. Regista, în calitate de persoană împuternicită de operator să prelucreze date cu caracter personal, prelucrează datele cu caracter personal exclusiv sub autoritatea Instituțiilor, potrivit acordului de prelucrare de date cu caracter personal încheiat cu fiecare dintre acestea.
    3. În ceea ce privește Datele personale prelucrate, persoana vizată își exercită drepturile recunoscute de legislația privind protecția datelor cu caracter personal doar în raport cu Instituțiile în cauză (operatorul de date cu caracter personal).
    4. Datele raman stocate electronic sau fizic pe perioada existentei contului de utilizator si pentru o perioada de 3 ani ulterior desfiintarii acestuia, pentru scopuri de proba in instanta, cu exceptia situatiei cand legislatia impune un termen mai mare (ex: termen de arhivare impus de legislatia contabila).
  6. Conținutul încărcat în Platforma Regista. Securitatea Datelor

    1. Documentele administrate prin intermediul Platformei Regista sunt sub controlul exclusiv al Instituției care le încarcă în Platformă sau le generează prin intermediul Platformei.
    2. Instituția poartă răspunderea integrală pentru obținerea tuturor autorizațiilor și avizelor necesare pentru stocarea și managementul documentelor prin intermediul Platformei Regista. În mod particular, se atrage atenția asupra documentelor ce constituie secret de serviciu, secret de stat sau informații clasificate, în sensul legislației specifice. Acestea nu pot fi încărcate sau administrate prin intermediul Platformei Regista. În cazul în care Regista sesizează încălcarea acestei interdicții (deși nu exista vreo obligație în sarcina Regista de monitoriza conținutul postat pe platformă), are dreptul de a suspenda accesul Instituției la Platformă și de a cere rezilierea Acordului de licențiere.
    3. Serviciile de infrastructură ale aplicației Regista sunt acoperite de Platforma Microsoft Azure, sau pe viitor una similară ca funcționalități (Regista își rezervă dreptul de a migra la orice moment către alte servicii sau platforme existente în piață). Platforma Azure Database oferă mecanisme care asigură efectuarea de copii de siguranță integrale, diferențiale și al jurnalizării accesului la aplicație. Toate aceste copii de siguranță sunt criptate AES 256-bit și se realizează cu o frecvență săptămânală pentru cele integrale și la fiecare 5 minute pentru logourile de apelare.
    4. Perioada de păstrare a copiilor de siguranță este de 35 zile calendaristice. În afara acestor măsuri, Instituția este responsabilă de orice alte copii de siguranță ale datelor, în funcție de propria politica de securitate a datelor.
    5. Politica de recuperare a datelor din copiile de siguranță folosită de Regista presupune configurarea unui nou server pe teritoriul Europei. Tipul de recuperare date folosit este tip “Point-in-Time”, permițând recuperarea datelor la oricare dintre momentele de efectuare a copiilor de siguranță din cadrul perioadei de păstrare. Serviciile de recuperare date vor putea fi agreate și prestate separat de către Regista, contra unui preț agreat.
  7. Disponibilitatea Platformei

    1. Platforma Regista este o aplicație informatică de tip SaaS, disponibilă la adresa www.regista.ro, prin urmare necesită un browser și o conexiune activă la Internet. Este răspunderea Instituției, respectiv a utilizatorilor să-și asigure echipamentul și resursele accesării Platformei, precum și serviciile de accesare a Internetului.
    2. Platforma este în continuă dezvoltare și îmbunătățire, de aceea este posibil să se adauge sau să se elimine funcționalități, fără preaviz, dar cu respectarea Licenței de utilizare agreate.
    3. Platforma este găzduită pe infrastructura unor furnizori specializați de servicii de hosting (în prezent, Microsoft Azure) („Furnizorul de hosting”) și este în consecință dependentă de disponibilitatea serviciului acestor furnizori.
    4. Cu excepția situațiilor agreate expres, Regista nu își asumă accesibilitatea Platformei sau Modulelor Instituții prin rețeaua publică de internet (uptime), decât în limita accesibilității oferite de Furnizorul de hosting.
    5. Ca orice alt tip de aplicație SaaS găzduită în cloud, este posibil ca aplicația Regista să nu fie tot timpul funcțională la parametri maximi.
    6. Se pune în vedere Instituției faptul că Modulele Instituții, precum și Platforma Regista sunt oferite ca atare, fără nicio garanție expresă sau implicită și este exclusă orice răspundere a Regista, pentru orice prejudicii rezultând în legătură cu utilizarea Platformei, în cea mai mare măsura permisă de lege.
  8. Proprietate intelectuală

    1. Cu excepția Licenței de utilizare, toate drepturile de proprietate intelectuală asupra Platformei Regista sunt și rămân ale Regista. Drept urmare, Regista deține toate drepturile de proprietate intelectuală asupra Platformei Regista, inclusiv asupra Modulelor Instituții, asupra aplicației Regista, asupra domeniului regista.ro, website-ului regista.ro, precum și asupra oricăror versiuni ale acestora, inclusiv asupra codului-sursa, codului-obiect, interfeței grafice, conținutului postat în cadrul Platformei Regista de către Societate.
    2. Este interzisă orice acțiune asupra sau în legătură cu Platforma Regista care ar putea aduce atingere drepturilor de proprietate intelectuală ale Regista cum ar fi:
      • accesarea codului-sursă;
      • reconstituirea de funcționalități și algoritmi ai Platformei Regista (“reverse engineering”)
      • efectuarea de operațiuni cu intenția de a produce blocaje în funcționarea Platformei Regista (“Denial Of Service”)
      • efectuarea de teste de penetrare sau de securitate sau accesarea de componente interne ale Platformei Regista fără acceptul Regista;
      • exploatarea de eventuale probleme de funcționare ale Platformei pentru a obține acces la date ale Platformei Regista sau ale altor beneficiari ai acesteia;
      • efectuarea de schimbări la codul-sursă sau codul-obiect sau infrastructura Platformei Regista;
      • copierea, sublicențierea, transferul sau să dispunerea în orice mod neautorizat de Platforma Regista;
      • distribuirea Platformei Regista sau permiterea accesului unor terțe părți neautorizate la aceasta;
      • folosirea elementelor de identitate grafică sau capturi de ecran, mesaje afișate în browser sau trimise via e-mail sau alte canale de comunicare, ale Platformei Regista în comunicări externe fără permisiunea Regista;
      • întreprinderea oricărei acțiuni interzise de lege sau de Termenii și Condițiile de utilizare. etc.
    3. Marca Regista® este marcă înregistrată pe numele Regista Digital SA. Folosirea mărcii Regista® fără acordul Regista Digital SA este interzisă.
    4. De asemenea, Instituția nu are dreptul să folosească în orice mod – fără acordul scris și prealabil al Regista – oricare din elementele sau conținutul website-ului Regista (fotografii, text, elemente grafice sau video, imagini, design, layout, logo-uri, mărci înregistrate sau neînregistrate, simboluri comerciale, software, conținut multimedia, etc.); acestea sunt proprietatea Regista sau a titularilor legitimi, și utilizarea lor fără acordul titularilor autorizați va atrage consecințele prevăzute de legislația aplicabilă.
    5. Instituțiile păstrează toate drepturile asupra conținutului încărcat în Platforma.
  9. Încetarea Acordului de licențiere. Efecte.

    1. Contractul dintre Instituție și Regista va fi menținut pe durata agreată în Acordul de licențiere sau, după caz, pe durata variantei de încercare (conform art. 3.2).
    2. În situația încetării din orice motiv a contractului, Instituția va avea la dispoziție un termen de grație de 30 de zile pentru a prelua informațiile existente pe Platformă/Modulele Instituții cu privire la activitatea sa („Datele Stocate”). Regista poate acorda contra cost asistență pentru transferul Datelor Stocate.
    3. La expirarea termenului de grație menționat în art. 10.2 de mai, dacă acesta nu este prelungit de către Regista sau cu acordul acesteia, Datele Stocate vor deveni inaccesibile pentru Instituția în cauză și vor putea fi eliminate, la discreția Regista.
    4. Dispozițiile prevăzute mai sus nu aduc în niciun fel atingere drepturilor persoanelor fizice prevăzute în special de legislația din domeniul datelor cu caracter personal sau de alte acte normative.
  10. Răspunderea Regista

    1. În cea mai mare măsură permisă de lege, răspunderea Regista pentru prejudicii nu va putea depăși plata unei sume egale cu redevența plătită de Instituție pentru Licență în decursul ultimelor 2 luni anterioare producerii evenimentului care a cauzat prejudicii.
    2. Regista nu va putea fi ținută răspunzătoare decât în cazurile unor prejudicii cauzate în mod direct, din culpa gravă sau cu intenție, cu excepția cazurilor prevăzute expres de lege. Este exclusă răspunderea pentru orice prejudiciu indirect (cum ar fi, dar fără a se limita la: beneficiul sau profitul pierdut, pierderea unor oportunități de afaceri etc.).
  11. Sesizări. Litigii

    1. Regista va depune toate eforturile necesare pentru a soluționa intern orice eventuală sesizare sau reclamație în termen de 30 de zile de la recepționarea acesteia (cu excepția cazului în care legea impune un alt termen), urmând a informa în scris Instituția cu privire la decizia luată.
    2. Se va încerca soluționarea pe cale amiabilă a oricărei neînțelegeri ce ar putea interveni între Regista și Instituție. Dacă nu se va ajunge la o rezolvare amiabilă, litigiul va fi soluționat de instanțele competente din București. Legea română este legea aplicabilă.
  12. Alte detalii utile

    1. Regista își rezervă dreptul de a lua orice măsuri necesare pentru a preveni sau opri încălcarea acestor Termeni și Condiții și folosirea necorespunzătoare a Platformei Regista, inclusiv păstrarea tuturor informațiilor rezonabil necesare privind modul de accesare și utilizare a Platformei, cum ar fi adresa de internet de la care se accesează Platforma, utilizatorul care efectuează o anumită operațiune, data și ora operațiunii – fără a se limita la acestea.
    2. Website-ul poate conține link-uri către alte website-uri; Regista nu este responsabilă pentru conținutul acestor website-uri sau pentru produsele sau serviciile pe care le oferă.
    3. Regista va putea oricând să cedeze acest contract unei alte părți, cu informarea scrisă a Instituției (de exemplu, în cazul în care Platforma este instrainata). De asemenea, Regista poate oricând să subcontracteze către un terț anumite servicii, cu informarea Instituției, dar fără a fi necesar acordul acesteia.

 

Back To Top