Studiu de caz: Evoluția digitală a localității Sâncraiu de Mureș

De la comunicarea în online, la acțiunile concrete ale cetățenilor

Sâncraiu de Mureș este localitatea de reședință al comunei cu același nume din județul Mureș, care are o populație de peste 10.000 de locuitori. Majoritatea locuitorilor sunt de origine română (69%), iar printre principalele minorități se regăsesc maghiarii (29%), fiind urmați de alte minorități (2%).  

În luna octombrie 2020, Petru Ionuț Budian a fost ales pentru funcția de primar al comunei Sâncraiu de Mureș. Încă de la investire, au fost demarate diverse acțiuni în vederea digitalizării activităților și a îmbunătățirii comunicării dintre primărie și cetățeni. 

1.Provocări și obiective

Localitatea Sâncraiu de Mureș este situată la numai 3,5 kilometri de orașul Târgu Mureș. Distanța mică a determinat cetățenii comunei să aspire la condiții asemănătoare cu cele din reședința de județ. Orientarea către un trai asemănător cu cel din oraș a fost observată de noul primar, care a făcut demersuri pentru a identifica nevoile principale, dar și așteptările oamenilor din Sâncraiu de Mureș. 

În urma analizelor realizate, noul primar a pus pe lista cu obiectivele mandatului său și digitalizarea serviciilor publice oferite de primărie. 

De asemenea, a fost identificată nevoia creării unei strategii ample pentru a eficientiza comunicarea cu cetățenii și pentru a se asigura că mesajele primăriei ajung corect la un număr cât mai mare de oameni. 

2. Primele măsuri pentru realizarea obiectivelor

În acest context, Administrația publică s-a axat pe comunicarea clară și constantă în mediile online, în special pe pagina oficială de Facebook. Primăria Sâncraiu de Mureș se numără printre puținele instituții publice din România care aleg să comunice constant în Social Media, pentru a ajunge la un număr cât mai mare de oameni.

O astfel de strategie a adus până în prezent o serie de avantaje importante. Printre acestea se numără și o comunicare transparentă privind evoluția pandemiei provocată de COVID-19. Fiind vorba despre o pagină oficială de Facebook a primăriei, cetățenii au apreciat informările cu privire la  noile măsuri luate pe raza localității lor. 

Tot în mediul online au fost transmise rapid și alte mesaje utile pentru cetățeni, concrete și coerente, alături de vizualuri sugestive care au susținut informația. Pentru a se asigura că mesajele de interes public ajung la un număr cât mai mare de cetățeni, informațiile au fost livrate atât în limba română, cât și în maghiară.

Eforturile administrației locale de a comunica mai bine cu cetățenii au fost completate  printr-o serie de măsuri, cum ar fi un nou design pentru website-ul primăriei. Schimbarea îi ajută pe utilizatori să găsească mult mai ușor informațiile de interes pentru ei. Conform declarațiilor făcute de reprezentanții primăriei, „modernizarea paginii web, face parte din strategia noastră de transparentizare și digitalizare a activității”. De asemenea, în noua interfață au fost incluse și modulele aplicației Regista, care pot fi accesate cu ușurință de cetățeni. 

Transparentizarea activităților din cadrul primăriei a cântărit mult în creșterea încrederii cetățenilor în instituția publică. Este important de precizat că transparența instituțională este reglementată de Legea 52/2003 care cuprinde prevederile legislației europene. În ultimele luni, s-a observat o creștere în ceea ce privește îmbunătățirea comunicării primăriei Sâncraiu de Mureș, dar și interesul pentru debirocratizarea interacțiunii cu cetățenii.

3. Impactul Regista în comunicarea cu cetățenii

Digitalizarea comunei Sâncraiu de Mureș a început cu peste 3 ani în urmă, atunci când a fost luată decizia de a utiliza aplicația Regista. Cu toate acestea, procesul a fost accelerat din toamna anului 2020, când primăria a început să se axeze mai mult pe comunicarea facilităților pe care aplicația le pune la dispoziție. Instituția utilizează atât portalul public e-Guvernare, cât și modulele pentru managementul documentelor și registratură electronică.

Pentru a face cunoscute noile facilități, primăria a comunicat, în special pe rețelele de socializare, toate avantajele aplicației Regista. Ca informația să fie înțeleasă cât mai bine de comunitate, comunicarea a fost făcută atât în limba română, cât și în maghiară. Prezentarea beneficiilor modulelor aplicației a fost făcută separat, pentru a ilustra cât mai bine funcționalitățile acestora. În replică, aceste postări au înregistrat zeci comentarii pozitive din partea oamenilor, au primit sute de aprecieri și au fost distribuite de zeci de ori. 

Sesizări 

Datorită comunicării eficiente, cetățenii au înțeles avantajele depunerii sesizărilor online, dar și importanța acestora în contextul unei bune funcționări a comunității. Modulul contribuie și la distanțarea socială impusă de regulile pandemiei provocate de COVID-19. Oamenii nu au mai fost nevoiți să se deplaseze personal la sediul primăriei, având posibilitatea să depună sesizările de acasă. Astfel, comuna Sâncraiu de Mureș se situează printre primele locuri în topul instituțiilor din România care au depus sesizări online, iar trendul se menține pe o linie ascendentă. 

În numai câteva luni, au fost semnalate diferite situații identificate pe raza localității Sâncraiu de Mureș, referitoare la iluminatul public, infrastructură sau semnalizări rutiere. Aplicația le-a permis cetățenilor susținerea informațiilor furnizate prin atașarea unor imagini, dar și prin indicarea pe hartă a locului exact în care au identificat o neregulă. De asemenea, cu ajutorul aplicației Regista, funcționarii au redus semnificativ timpul de răspuns la astfel de sesizări, accelerând procesul de soluționare al acestora. 

Programări online

Cetățenii din Sâncraiu de Mureș au situat comuna pe primul loc în ceea ce privește utilizarea modulului programări online al aplicației Regista. Tot mai mulți oameni au renunțat la drumurile la primărie pentru realizarea unor programări (audiențe, stare civilă sau acte de identitate), economisind timp datorită utilizării serviciilor online. Mai mult, Regista a ajutat în contextul pandemiei provocate de COVID-19, prin tranziția în online a activității care până în prezent se putea face doar fizic, de la sediul instituției. 

“Cu ajutorul aplicației, am putut depune rapid toate documentele necesare  pentru emiterea unui certificat fiscal, fără a mai fi necesar să mă deplasez la sediul primăriei. În plus, când am observat o neregulă am făcut sesizare online la primărie, indicând pe hartă locul exact, atașând chiar și o poză. Am rămas plăcut impresionat întrucât nu numai că sesizarea mea a fost postată imediat, dar am și primit răspuns cu soluția din partea domnului primar. Deja le-am spus și prietenilor mei despre această aplicație”, a precizat Andrei Marin, cetățean Sâncraiu de Mureș.

Beneficiile modulelor Regista

Cu ajutorul Regista, oameni beneficiază și de verificarea online a stării solicitărilor, pot depune formulare electronice, pot efectua plăți online (taxe, impozite sau amenzi) și pot accesa Monitorul Oficial Local, pentru a afla toate informațiile publice de interes. 

„Ne bucurăm să vedem că aplicația Regista ne-a ajutat să facem demersuri considerabile în procesul de digitalizare a primăriei. Este important să asigurăm o comunicare mai bună între instituție și cetățeni și să-i ajutăm să-și rezolve o mare parte din treburi în mediul online. Consider că aplicația este eficientă pentru Sâncraiu de Mureș, mai ales datorită faptului că include o serie de module care acoperă mai multe nevoi, care sunt organizate simplu și eficient pentru cetățenii noștri. Mă bucur că există și posibilitatea de a rula aplicația și în limba maghiară, deoarece în comună se află un procent semnificativ de vorbitori ai acestei limbi”, Petru Ionuț Budian, primarul comunei Sâncraiu de Mureș.

De asemenea, este important de precizat că toate modulele aplicației Regista au fost integrate pe site-ul primăriei, unde pot fi regăsite cu ușurință datorită unei structurări intuitive. 

4. Impactul Regista asupra funcționarilor

Aplicația prezintă numeroase avantaje și pentru angajații instituției publice, care au acum posibilitatea de a economisi timp și de a eficientiza procesul zilnic de lucru. 

Formulare electronice

Prin acest modul, funcționarii au opțiunea de a căuta, sorta și filtra sesizările primite de la cetățeni, în vederea gestionării cu ușurință a documentelor.

Se pot crea rapoarte pentru tipul sesizării, dar și perioade de timp pentru a observa zonele care au nevoie de îmbunătățiri. Un avantaj important este reprezentat și de faptul că aplicația poate fi accesată de oriunde și de pe orice dispozitiv de către funcționari, chiar și atunci când lucrează de acasă. 

Sesizări

Modulul pentru Sesizări online le permite angajaților din primăria Sâncraiu de Mureș să reducă birocrația din instituție,  prin stocarea în siguranță a datelor în cloud Microsoft Azure.

Funcționarii pot căuta, sorta și filtra sesizările în registrul electronic. Opțiunea ajută la prioritizarea cazurilor urgente, dar și la o bună organizare a informațiilor.

”Am primit foarte multe sesizări din partea cetățenilor, prin intermediul platformei. Datorită modului în care este organizată, sesizările ajung la noi mult mai structurate și știm încă de la început către cine trebuie redirecționate pentru soluționare. Localizarea exactă pe hartă și atașarea imaginilor ne ajută foarte mult în rezolvarea problemelor. Înainte să folosim Regista, mai primeam astfel de sesizări telefonice, însă erau destul de greu de gestionat din cauza informațiilor incomplete pe care le primeam”, a precizat Răzvan Vlasiu, funcționar public Sâncraiu de Mureș.

Programări online

Toate programările efectuate online de cetățeni sunt adăugate automat în listă. La această listă au  acces numai administratorii și utilizatorii care sunt adăugați pe registrul Programări online. În secțiune, programările intră cu starea Nouă, iar funcționarii au opțiunea a aproba sau de a respinge.

De asemenea, utilizatorii Regista au posibilitatea de a adăuga o programare (din portalul public), în situațiile în care cetățenii se prezintă la sediul primăriei sau solicită telefonic acest lucru. Procesul de gestionare și soluționare pentru programările primite prin portalul e-Guvernare este similar cu cel pentru modulele, Formulare electronice sau Sesizări online.

Funcționarii cu cont de utilizator pot consulta Manualul de utilizare Regista disponibil în aplicație, selectând secțiunea Portal public e-Guvernare, pagina Programări online pentru a afla cum să seteze și cum să gestioneze programările primite.

Monitorul Oficial Local

Modulul ajută primăria Sâncraiu de Mureș să respecte Codul Administrativ. Documentele sunt publicate automat în secțiunea Monitorul Oficial Local. Funcționarii pot administra atât Registratura, cât și Monitorul Oficial Local din aceeași interfață.

În concluzie, utilizarea aplicației Regista reprezintă o schimbare digitală importantă pentru cetățeni, care pot interacționa online cu primăria. De asemenea, prin comunicările constante în mediul online, administrația publică reușește să construiască încrederea comunității. 

#DigitalizamRomania