Studiu de caz: Ce rezultate digitale a înregistrat Liceul ”Grigore Moisil” Timișoara?

La nivelul Uniunii Europene, sistemele de educație se confruntă cu o serie de provocări în ceea ce privește dotările tehnologice și digitalizarea activităților de management. Acest aspect s-a resimțit puternic mai ales la începutul anului 2020, atunci când întreg sistemul de învățământ a avut nevoie de reformare într-o direcție digitală. 

Nevoia digitalizării instituțiilor de învățământ și-a făcut simțită prezența și în România. La începutul acestui an, cadrele didactice au fost puse în situația de a adopta diferite metode digitale pentru continuarea desfășurării activității de la distanță.

În ciuda acestor aspecte, în țară au fost și școli care erau deja familiare cu diferite platforme digitale, menite să reducă birocrația și timpul de lucru. 

Regista, soluția digitală a Liceului ”Grigore Moisil”

Liceul ”Grigore Moisil” din Timișoara este una dintre cele mai mari și mai prestigioase instituții de învățământ preuniversitar din județul Timiș. Este un liceu teoretic, cu profil real, în care învață anual peste 500 de elevi.

În luna aprilie a anului 2020, conducerea școlii a luat decizia de utiliza aplicația Regista, pentru a face un pas în plus pentru digitalizarea instituției. Liceul folosește atât modulul destinat managementului documentelor, cât și modulul pentru registratură electronică.

1. Managementul documentelor

Modulul reprezintă soluția digitală a procesului convențional de distribuire și gestionare a documentelor. Cu ajutorul acestei soluții, angajații Liceului ”Grigore Moisil” au făcut schimbări vizibile în ceea ce privește gestionarea fluxului de lucru, au stabilit cu ușurință niveluri diferite de acces și au putut verifica rapid stadiul de rezolvare al sarcinilor.

Mai mult, fiind un liceu cu profil real, care se axează și pe zona de informatică, utilizatorii și-au dat seama încă de la început că toate datele încărcate de ei în aplicația Regista au garanția siguranței. De asemenea, procedura de înregistrare a documentelor în format electronic respectă codul administrativ.

”Soluționarea documentelor înregistrate la nivelul Liceului ”Grigore Moisil” Timișoara se realizează mult mai ușor de când folosim aplicația Regista. Datorită modulului destinat managementului documentelor, fluxul de lucru dintre  liceul nostru și ceilalți parteneri fost eficientizat semnificativ. Știm exact cine are acces la anumite fișiere și avem garanția că acestea sunt stocate în siguranță”, a precizat Bociu Carmen-Cerasela, Director, Liceul ”Grigore Moisil” Timișoara.

2. Registratură electronică

Acest modul a contribuit semnificativ la optimizarea procesului de înregistrare și gestionare a documentelor. Angajații instituției de învățământ au putut clasifica și distribui mult mai ușor documentele, reducându-se astfel nivelul de birocrație. 

Mai mult, pentru reducerea timpului de lucru, modulul oferă o serie de funcționalități precum filtrarea documentelor înregistrate, dar și organizarea acestora în funcție de nevoile specifice.

Conducerea Liceului ”Grigore Moisil” consideră că principalul beneficiu al aplicației Regista îl reprezintă gestionarea cu ușurință a documentelor înregistrate în cadrul instituției. 

”Modulul pentru registratură electronică, ne-a ajutat să gestionăm și să organizăm mai bine documentele înregistrate și să le accesăm mult mai rapid, datorită opțiunilor de clasificare”, a mai precizat Bociu Carmen-Cerasela.

În concluzie, Liceul ”Grigore Moisil” din Timișoara se numără printre puținele instituții de învățământ din România care a adoptat o soluție digitală pentru facilitarea activităților zilnice. Ținând cont și de contextul social actual, cadrele didactice din această instituție au beneficiat și de o mai bună organizare a documentelor, care pot fi sortate și soluționate cu ușurință, online, de oriunde s-ar afla.