Studiu de caz: Spitalul Municipal Ploiești – Orientarea către digitalizare și reducerea birocrației

Necesitatea digitalizării modului de lucru s-a resimțit, în ultimii ani, și la nivelul instituțiilor sanitare din România. Avantajele tehnologice menite să reducă birocrația din cadrul spitalelor eficientizează, de asemenea, și modul de lucru dintre departamente.

Regista răspunde cerințelor tehnologice de reducere a birocrației din cadrul instituțiilor sanitare,  iar datorită experienței în domeniu îmbunătățim constant funcționalitățile aplicației. Astfel, la serviciile noastre a apelat și Spitalul Municipal Ploiești, încă din octombie 2018. 

Spitalului Municipal Ploiești, deschidere către digitalizare

De aproape doi ani, instituția spitalicească utilizează modulul Managementul documentelor al aplicației, unde au înregistrat până în prezent peste 20 de mii de documente. Decizia utilizării serviciilor Regista a venit din nevoia de a îmbunătăți procesul de distribuire și gestionare a documentelor în mod tradițional. 

Modulul i-a ajutat pe angajații spitalului să gestioneze mai bine fluxul de lucru între departamente, să transmită documente, să stabilească diferite niveluri de acces, dar și să verifice stadiul de rezolvare a sarcinilor.

Impactul Regista asupra Spitalului Municipal Ploiești

În cadrul Spitalului Municipal Ploiești, Regista a eficientizat fluxul de lucru între departamente și a facilitat procesul de management al documentelor la nivelul instituției. 

Chiar din primele luni de utilizare a aplicației, angajații au observat schimbări semnificative în ceea ce privește reducerea timpului de lucru și volumul mai scăzut de muncă. De asemenea, cu ajutorul Regista, angajații din diferite secții își pot înregistra singuri documentele, fără să mai fie nevoie să se deplaseze fizic până la biroul de registratură. 

Mai mult, angajații spitalului pot vizualiza rapid datele de intrare sau ieșire, dar și starea documentelor la nivel de departament. Accesul la documente a fost acordat selectiv, în funcție de responsabilitățile departamentelor sau ale persoanelor. 

”Am început să folosim Regista datorită nevoii de digitalizare la nivelul Spitalului Municipal Ploiești. Modul convențional, înregistrarea pe registru fizic tipizat, în care ne gestionam documentele înainte ne făcea să pierdem foarte mult timp. Cu această aplicație, am redus birocrația, iar acum avem o evidență structurată a documentelor interne, a corespondenței, cât și a documentelor externe provenite din relația cu celelalte instituții. Putem să organizăm și să accesăm rapid documentele înregistrate direct de fiecare coleg din secția, laboratorul sau compartimentul său. De asemenea, la nivel de management, avem rapoarte și control asupra activității din întreaga instituție”, a precizat Ec. Iordanescu Maria Mihaela Manager, Spitalul Municipal Ploiești.

În concluzie, prin modulul Managementul documentelor, al aplicației Regista, funcționarii pot înregistra electronic documentele şi pot gestiona fluxul de lucru între departamente. Întreaga procedură respectă codul administrativ și reduce semnificativ birocrația din cadrul instituțiilor. 

Dacă nu utilizați încă aplicația Regista, noi vă oferim trei luni de licenţă gratuită pentru activarea modulelor Managementul documentelor şi e-Guvernare ale Regista.