Soluția eficientă pentru reducerea birocrației. Cum funcționează modulul Managementul documentelor?

Nevoia digitalizării modului de lucru din instituțiile publice a luat amploare în ultimii ani, influențată fiind de oportunitățile tehnologice care pot veni în sprijinul reducerii birocrației. Regista vine în întâmpinarea acestor cerințe, iar datorită experienței în domeniu, îmbunătățim în mod constant funcționalitățile aplicației.

Modulul Managementul documentelor este una dintre soluțiile eficiente ale aplicației Regista și a fost creat special pentru a crește gradul de digitalizare la nivelul serviciilor publice. Modulul reprezintă soluția digitală pentru  distribuirea și gestionarea documentelor în mod tradițional. 

Funcționalitățile modulului Managementul documentelor

Prin modulul destinat Managementului documentelor, utilizatorii au posibilitatea de a gestiona fluxul de lucru între departamente, pot transmite documente, pot stabili niveluri diferite de acces și au opțiunea de a verifica stadiul de rezolvare a sarcinilor.

• Organigrama organizației

Există opțiunea de a organiza departamentele din instituție pe 3 niveluri (Direcții, Servicii și Birouri), pentru a alege rapid documentele care fac parte din aceeași structură. Astfel, la selectarea unui anumit nivel, se vor selecta automat toate departamentele subordonate. 

• Gestionarea departamentelor

După adăugarea documentelor în aplicație, se pot gestiona departamentele asociație, pentru facilitarea fluxului de lucru.  În acest fel, se va ține o evidență clară a evoluției și situației curente în ceea ce privește managementul documentelor. 

• Selecția utilizatorilor

Aplicația are opțiunea de a permite accesul unui departament întreg sau doar unui individ. Cu ajutorul acestei funcții, managerul are posibilitatea de a da sarcini de lucru individuale sau de echipă. Funcționalitatea poate fi activată sau dezactivată din aplicație. 

• Traseul documentelor 

Funcționarii pot avea o imagine de ansamblu asupra documentelor și a departamentelor care trebuie să se ocupe de managementul acestora. Mai mult, aplicația afișează în mod automat informații cu privire la data de intrare și ieșire a unui document, dar și timpul necesar pentru soluționarea acestuia. 

• Fluxurile documentelor

Documentele asociate pentru anumite departamente pot primi câte un status, precum Trimite, Rezolvă sau Trece în lucru. În acest fel, trimiterea sau primirea multiplă a documentelor poate fi gestionată mai ușor. 

• Starea per departament

Prin acțiunile de la Traseu se stabilește starea fiecărui departament. Astfel, documentul arată situația în timp real. Când starea tuturor departamentelor este Rezolvat se va schimba și Starea generală marcând documentul ca fiind soluționat.

• Fișierele atașate 

Există posibilitatea de a adăuga fișiere, în orice format (PDF, Word, Excel, Imagini etc). De asemenea, aplicația permite atât încărcarea documentelor electronice, cât și scanări ale acestora. 

Avantajele modulului Managementul documentelor

Modulul contribuie la eficientizarea fluxului de lucru între departamente și facilitează procesul de management al documentelor la nivelul instituției. În acest sens, modulul aplicației Regista vine cu o serie de avantaje pentru instituțiile care înregistrează anual un flux mare de documente: 

1. Documentele pot fi distribuite prin selectarea departamentelor direct din organigramă.
2. Atunci când este selectată o Direcție, sunt selectate în mod automat și departamentele subordonate.
3. Funcționarii au posibilitatea de a vizualiza rapid datele de intrare sau ieșire, dar și starea documentelor la nivel de departament. 
4. Accesul la documente poate fi permis selectiv, în funcție de responsabilitățile departamentelor sau ale persoanelor. 

Avantaje pentru Inspectoratul Școlar Județean Prahova

Utilizarea modulului Managementul documentelor a redus semnificativ birocrația și în cadrul Inspectoratului Școlar Județean Prahova.

”Nevoia de digitalizare rapidă a fost resimțită la nivelul Inspectoratului Școlar Județean Prahova, iar din acest motiv am decis să apelăm la serviciile oferite de aplicația Regista. Folosim modulele de registratură electronică și managementul documentelor, care au contribuit la reducerea birocrației și la facilitarea procesului de gestionare a documentelor, la nivel intern. Toate informațiile pot fi căutate și filtrate în funcție de nevoile fiecărui compartiment, în vederea soluționării rapide. Aplicația ne ajută să identificăm ușor eventualele blocaje care pot apărea în procesul de soluționare”, a declarat Constantin Pisău, Inspector general școlar, la Inspectoratul Școlar Județean Prahova.

În concluzie, prin modulul Managementul documentelor, al aplicației Regista, funcționarii pot înregistra electronic documentele şi pot gestiona fluxul de lucru între departamente. Întreaga procedură respectă codul administrativ și reduce semnificativ birocrația din cadrul instituțiilor. 

Dacă nu utilizați încă aplicația Regista, noi vă oferim trei luni de licenţă gratuită pentru activarea modulelor Managementul documentelor şi e-Guvernare.