Rolul Regista în Digitalizarea Instituțiilor Publice și Private din România: Perspectivele prezentate la Forumul România Digitală

În contextul celei de-a 5a ediții a Forumului România Digitală, organizat de Financial Intelligence, din 20 iunie 2023, Edward Crețescu, director general al Regista, a vorbit despre contribuția companiei în digitalizarea a peste 1140 de instituții publice din România, proces în care au fost digitalizate aproximativ 32 de milioane de documente. Prin intermediul fondurilor alocate prin PNRR, se anticipează o accelerare semnificativă a digitalizării în următoarea perioadă. Cererea tot mai mare pentru servicii online se observă inclusiv în comunitățile rurale, iar Regista și autoritățile locale depun eforturi concertate pentru implementarea și simplificarea proceselor interne. Pe măsură ce România se îndreaptă către viitor, se așteaptă o dezvoltare remarcabilă în domeniul digitalizării, oferind îmbunătățiri substanțiale serviciilor publice digitale.

Ancuța Stanciu: Ce ne puteți spune despre digitalizarea instituțiilor publice și companiilor private din punctul de vedere al Regista?

Edward Crețescu: “În contextul discuției despre digitalizare, aleg să vorbesc dintr-un unghi mai optimist. Doar Regista are în acest moment 1140 de instituții publice digitalizate  în România. Aceste instituții au digitalizat, din 2016 până în prezent, aproximativ 32 de milioane de documente. Aceste cifre arată că situația este mai bună decât se vede în opinia publică în mod obișnuit și ne așteptăm, într-adevăr, la un mare mare progres în urma fondurilor alocate prin PNRR. Până la urmă sunt peste 3000 de unități administrativ teritoriale (UAT-uri) în România – primării mai exact, dar sunt și alte instituții publice cum ar fi ; școli, teatre, universități, spitale, iar acestea au și ele nevoie de digitalizare, de platforme software care să le ajute să digitalizeze documentele. 

Vreau să întăresc este faptul că ar trebui să avem o perspectivă puțin mai optimistă despre viitor pentru că deja a fost depus mult efort în ultimii 3 ani, efort accelerat, desigur, și de pandemie. Spunem acest lucru în condițiile în care din ce în ce mai mulți cetățeni cer la rândul lor digitalizare din partea primăriilor și descoperim acest fenomen inclusiv la nivel de comunități mici în comune și sate. Acolo, oamenii chiar se duc spre primărie și cer: “Vreau și eu să nu mai depun documentul la dumneavoastră la primărie (n.r. la ghișeu), vreau să pot să depun online.” 

Noi, având aproape 1200 de instituții în gestiune, vedem acest lucru în fiecare zi și ne bucurăm foarte mult de această schimbare. Suntem un pic mai optimiști și pentru că vedem realitatea la nivel celular, în comunități mici, unde calea de comunicare cu oamenii e mai scurtă, iar eu sunt chiar interesați. Primarii realizează acest lucru și observăm dorința instituțiilor de a lucra în folosul cetățenilor.

Avem acum o mare, mare oportunitate de accelerare a progresului digital prin intermediul acestor proiecte ce pot fi realizare cu fonduri europene alocate prin PNRR. Deși nu este totul perfect, pentru ca multe dintre proiectele de PNRR au niște cerințe cu termene absolut imposibile, cu 2-3 luni de dezvoltări customizate pentru fiecare primărie în parte, ceea ce nu este neapărat fezabil dacă vrem să vorbim și de calitate, rămânem totuși optimiști. Sunt curios să vedem cum va arăta panoul evoluției digitale în România după 1-2 ani, când ne vom întâlni la Forumul România Digitală să discutăm exact cum s-au concretizat toate aceste inițiative despre care menționăm astăzi.”

A.S.: Dar ați spus autorităților că este cam nerealist acest termen de implementare?

E.C.: “Problema cea mai mare este că autoritățile realizează această situație, dar din păcate, din constrângeri care, de cele mai multe ori, sunt de natură contractuală, pentru a obține și a încasa aceste fonduri, nu au încotro decât să meargă mai departe cu proiectele respective. Noi străduim cât se poate să oferim sprijin în acest sens. Nu pot să garantez că o să reușim pentru toate cele 1200 de instituții, dar încercăm în fiecare zi nu doar să îi ajutăm primăriile existente, ci să ajungem și în primăriile și instituțiile care nu sunt încă digitalizate.

Atunci când discutăm despre digitalizare putem să începem cu lucrurile simple, de bază, cum ar fi registratură electronică sau managementul documentelor, plățile online, taxe și impozite locale, nu doar prin intermediul platformei ghișeul.ro, dar și în ceea ce privește validarea identității, urbanismul digital etc. Toate aceste instrumente colaborează atât cu autoritățile naționale, cât și cu noi, la Regista, având o strânsă colaborare cu Agenția pentru Dezvoltare Regională (ADR) și autoritățile locale.”

A.S.: Cam câte primării de la sate și de la orașe mici au cerut să aibă digitalizare?

E.C.: “Dacă ne referim la proiectele care vor fi finanțate prin fondurile europene aș zice că mai mult de o treime, aproape jumătate chiar, deja au semnate contractele de finanțare. Important de menționat, contractul de finanțare este diferit de contractul de dezvoltare al unui produs sau al unei platforme. Mă aștept ca acest procentaj să ducă undeva spre 80-90% și atunci o să vedem într-adevăr o paletă întreagă de dezvoltări, de digitalizare, de platforme care vor fi conectate mai devreme sau mai târziu cu Cloud-ul guvernamental. Astfel, până la încheierea programului PNRR o să avem o implementare destul de largă.

În prezent, suntem conștienți de câteva provocări pe care le întâmpinăm și pe care încercăm să le înțelegem mai bine. Așa cum am menționat și anterior, termenele strânse de implementare rămân o preocupare constantă pe parcursul proiectelor finanțate prin PNRR. Mă întreb totuși, realist, câtă capacitate există și din partea primăriilor în acest sens pentru că, din păcate, nu doar primăriile, ci și alte instituții publice se confruntă cu un deficit de personal. Facem tot posibilul să îi sprijinim, dar unele concepte sunt complexe și considerăm că avem responsabilitatea de a simplifica procesele interne, nu doar de a furniza o platformă software. Lucrăm în această direcție în fiecare zi.

În următorii 2-3 ani, așteptăm o dezvoltare și o creștere semnificativă pentru România. Deși ocupăm ultimul loc în indexul DESI, este important să menționăm că ne aflăm într-o progresie constantă în domeniul digitalizării. Livrarea de servicii digitalizate către sectorul public contribuie la îmbunătățirea acestui scor. În consecință, în viitor, vom continua să ocupăm probabil poziții mai joase, dar în ansamblu, situația digitalizării în România va arăta mult mai bine. Trebuie să avem în vedere că și alte țări fac progrese tehnologice. Prin urmare, în decurs de 10 ani, dacă toate țările ating un punctaj maxim, nu mai contează să fim pe ultimul loc sau nu, atâta timp cât avem servicii publice complet digitalizate.”

A.S.: Ce ne puteți spune despre trainingul funcționarilor din primării în ceea  ce privește serviciile digitale? Cum sunt ei? Cum putem să îi aducem să privească cu deschidere și cu bunăvoință toate aceste procese de digitalizare?

E.C.: “Reticența menționată este un sentiment natural și logic în cazul fiecărui individ. Cu toate acestea, mulți funcționari sunt deschiși să adopte soluții mai eficiente și sunt deschiși să își ușureze munca, chiar și la nivelul satelor și comunelor. Ei conștientizează volumul mare de lucru cu care se confruntă lunar și vorbim aici uneori de sute sau chiar mii de documente în fiecare lună și înțeleg nevoia de a le gestiona mai simplu și mai eficient. Observăm totodată că, deși inițial există o reticență, odată ce facem câteva demonstrații ale aplicației Regista și după ce îi facem să înțeleagă beneficiile acesteia, oamenii devin extrem de receptivi. Utilizatorii sunt mai mult decât încântați să folosească aplicația și în mod constant primim feedback din partea lor despre cum putem îmbunătăți și adapta soluția și mai bine la nevoile reale din instituțiile din care ei fac parte.

Știm că există în opinia publică adesea percepția că statul nu se pricepe prea bine la digitalizeze și că se cere în continuare prezentarea fizică a documentelor în diverse locuri, dar din fericire, asta se întâmplă din ce în ce mai rar. Este o surpriză plăcută să vedem că există un efort foarte mare făcut de autoritățile locale pentru digitalizare. Nu este perfect, bineînțeles, dar sperăm că odată cu fondurile europene să putem să ajutăm instituțiile să se dezvolte cât mai mult posibil. Desigur, nu totul va fi făcut așa cum ne dorim, asta e clar, dar sunt mult mai optimism în ceea ce privește percepția actuală.  Lucrăm în fiecare zi alături de autorități și realizăm progresele înregistrate, iar împreună vom reuși să digitalizăm România!”

Urmărește evenimentul înregistrat integral:

—

Regista a reușit să devină un partener de încredere în procesul de digitalizare al instituțiilor publice și private din România, facilitând o transformare semnificativă în modul în care se desfășoară activitățile administrative. Prin colaborarea strânsă cu autoritățile locale și angajamentul de a oferi soluții digitale eficiente, Regista contribuie la simplificarea proceselor și la îmbunătățirea serviciilor publice pentru cetățeni. Cu fondurile alocate prin PNRR și cu dorința continuă de a inova și adapta soluțiile la nevoile reale, se deschide calea către o Românie digitală mai avansată și eficientă. Prin digitalizare, se creează o bază solidă pentru dezvoltarea viitoare, în care serviciile publice digitale să fie accesibile și eficiente pentru toți cetățenii. Regista rămâne angajată să continue să sprijine procesul de digitalizare și să contribuie la modernizarea instituțiilor și a comunităților în care acestea activează.

Testează aplicația Regista în instituția ta gratuit, timp de 30 de zile și începe procesul de digitalizare și începe călătoria către o administrație mai modernă și eficientă.