skip to Main Content

Registratură
electronică

Înregistrarea documentelor în Registratura Generală sau în unul dintre registrele secundare asigură gestionarea, clasificarea și distribuirea.

Funcționalitățile modulului
Registratură Electronică

Registratură generală și registre secundare

Se pot crea oricâte registre secundare se dorește și astfel documentele vor fi mai bine organizate. Se pot seta șabloane pentru a da o serie numerelor dintr-un registru (REG2749, #REG-4826), iar resetarea numerelor se face automat la data dorită.

Căutări, filtrări și sortări

Registrul este implicit sortat descrescător după numărul de înregistrare, dar lista se poate sorta și după celelalte coloane.
Se poate căuta un document anume sau efectua filtrări pentru pentru a obține o listă restrânsă care corespunde unor criterii specifice.

Documente în lucru și cu termen depășit

Există liste separate atât pentru documentele cu starea În lucru, cât și pentru cele expirate (al căror termen a fost depășit) pentru ca acestea să poată fi identificate și operate mai rapid. Vizualizarea este personalizată pentru fiecare utilizator în funcție de rol și drepturi.

Nomenclatoare de emitenți și destinatari

Sugerare automată a emintenților și destinatarilor la adăugarea documentelor, cât și o identificare ușoară, prin filtrare, a tututor documentelor atribuite unei persoane/companii. Se poate seta și un filtru după persoană fizică sau juridică.

Fișiere electronice

Pentru a avea toate informațiile la îndemână se pot atașa fișiere electronice de tipul Word, Excel, PDF, imagini, cât și altele. Acestea se pot descărca spre vizualizare sau printare. Nu există o limită de spațiu și acestea sunt stocate în siguranță, în cloud-ul Microsoft din Uniunea Europeană.

Printarea și exportarea documentelor

Registrele și lista documentelor se poate printa periodic însă tot istoricul va fi în continuare disponibil în aplicație. Pentru raportări personalizate se poate exporta un fișier CSV, editabil în Excel, cu documentele dorite.

Metadate

Prin câmpul Dosar pot fi atribuite metadate oricărei înregistrări efectuate în sistem pentru a identifica cu ușurință documente ce apartin unei serii comune cum ar fi, spre exemplu, dosarul “Facturi” sau “Referat”, etc.

Jurnal de schimbări

Modificările aduse documentelor, cât și setărilor contului sunt salvate într-un jurnal ce poate fi accesat doar de către administratori. De asemenea, dacă există un document de interes se pot vizualiza doar modificările pentru acesta.

Acces securizat și controlabil

Accesarea aplicației se face doar de către utilizatori cu un cont activ, iar aceștia pot avea drepturi diferite. În funcție de drepturile setate utilizatorii vor avea acces la registre, documente sau editarea unor informații. Se poate seta accesul doar de la anumite IP-uri și există posibilitatea de a reseta parola în cazul în care aceasta a fost uitată.

Regista te ajută sa optimizezi timpul de procesare
și distribuție al documentelor

Avantajele registraturii
electronice față de tipizat

Registratura electronică reprezintă soluția digitală adusă procesului de înregistrare și gestionare a documentelor în mod tradițional, pe tipizat.

Registratura electronică crește eficiența operațională a organismelor care înregistrează și gestionează constant un număr mare de cereri și documente prin:

  • Automatizarea procesului de gestionare a documentelor în funcție de specificul fiecărei cereri.
  • Controlul accesului la documente în funcție de responsabilitățile diferitelor departamente.
  • Eficientizarea procesului de căutare a unui document prin rezultate instant și posibilitatea de a transmite informații către terțe părți în cel mai scurt timp.
  • Statistici în timp real privind procesul de soluționare a unei cereri.
  • Identificarea rapidă a blocajelor din procesele de gestionare.

Aplicația numărul 1 din România

Regista este folosită zilnic de peste 500 de clienți din toate județele României, de către instituții publice, cât și de companii private.

Instituții publice

  • Consilii Județene, Primării, Prefecturi
  • Instituții de învățământ
  • Instituții de sănătate
  • Direcții de asistență socială
  • Regii autonome
  • Administrarea domeniului public
  • Transport public
  • Salubritate
  • Alimentare apă

Companii private

  • Servicii
  • Industrie
  • Comerț
  • Financiar bancar
  • Asigurări
  • Farmaceutic
  • Transport și Turism

Regista te ajută sa optimizezi timpul de procesare
și distribuție al documentelor

Ce spun clienții Regista

Back To Top