Regista susține evitarea cozilor la ghișee. Cum funcționează modulul pentru depunerea online a formularelor?

În contextul pandemiei provocate de noul COVID-19, am lansat un modul destinat depunerii formularelor în format electronic, pentru a contribui la încurajarea distanțării sociale.

Noul modul Regista vine în sprijinul cetățenilor, care au de acum posibilitatea să trimită cereri sau sesizări către instituțiile publice, într-un format electronic. Inițiativa contribuie la limitarea răspândirii noului coronavirus, prin reducerea numărului de persoane care așteaptă la coadă la ghișee.

Prin intermediul modulului, funcționarii publici au posibilitatea de a înregistra în format electronic documentele și cererile cetățenilor, care nu vor mai fi nevoiți să se prezinte fizic la sediile instituțiilor. 

Care este procesul pentru depunerea online a formularelor?

Situația actuală a determinat nevoia ca majoritatea companiilor și instituțiilor publice să se digitalizeze rapid, pentru a-și putea continua activitatea. Susținem acest demers prin modulul pentru depunerea online a formularelor. Acesta va fi disponibil cetățenilor pe portalul public de e-Guvernare al primăriei locale.

Noua secțiune integrată în portalul Regista le permite cetățenilor să trimită către primărie cererile sau sesizările de orice fel.

Procesul de depunere a unui formular electronic: 

1. Cererile cetățenilor sunt adăugate în aplicație și primesc un număr de ordine; 
2. Cererile sunt redirecționate automat către departamentele abilitate pentru soluționare; 
3. Operatorii departamentelor sunt notificați atunci când primesc cereri și, de asemenea, primesc alerte în cazul documentelor cu termen apropiat;
4. Funcționarii publici pot aproba sau respinge cererile primite. De asemenea, vor avea opțiunea de a filtra și sorta pentru a identifica ușor cererile de interes;
5. Cererile aprobate intră automat în fluxul Registraturii generale și vor putea fi procesate conform procedurii interne;
6. La finalul procesării, cetățeanul va primi o notificare pe e-mail cu privire la rezolvarea solicitării. 

Care sunt avantajele utilizării formularelor electronice?

Digitalizăm activitatea din administrațiile locale, guvernamentale și din companii, asigurând o bună comunicare între departamente, funcționari și cetățeni. În acest context, se crează un flux mult mai rapid și mult mai organizat al solicitărilor primite. 

Completarea online a formularelor vine cu o serie de avantaje atât pentru cetățeni, cât și pentru funcționarii publici: 

1. Se limitează frecvența deplasării cetățenilor la primărie, deoarece aceștia pot verifica de acasă care este starea solicitării pe care au depus-o;
2. Completarea formularelor se face rapid, datorită formatului simplu și intuitiv al aplicației;
3. Funcționarii au opțiunea de a căuta, sorta și filtra sesizările primite de la cetățeni, în vederea gestionării cu ușurință a documentelor;
4. Se pot crea rapoarte pentru tipul sesizării, dar și perioade de timp pentru a observa zonele care au nevoie de îmbunătățiri;
5. Aplicația poate fi accesată de oriunde și de pe orice dispozitiv de către funcționarii publici sau angajații companiilor, încurajând astfel munca de acasă, în contextul pandemiei. 

În concluzie, prin lansarea modulului de depunerea online a formularelor, Regista contribuie la distanțarea socială în contextul răspândirii noului COVID-19, venind în sprijinul cetățenilor și al funcționarilor publici. Astfel, timpul de depunere pentru cereri sau solicitări, cât și timpul de răspuns vor fi reduse semnificativ.