skip to Main Content

Managementul documentelor

Gestionarea fluxului de lucru între departamente, transmiterea de documente, stabilirea de niveluri diferite de acces și verificarea stadiului de rezolvare a sarcinilor.

Funcționalitățile modulului
Managementul documentelor

Organigrama organizației

Organizarea departamentelor pe 3 niveluri (Direcții, Servicii, Birouri), pentru a permite selecționarea rapidă a departamentelor care fac parte din aceeași structură. La selecția unei Direcții sau Serviciu se vor selecta automat toate departamentele subordonate. Este posibilă și selecția doar a unui departament.

Gestionarea departamentelor

Oricând după adăugarea documentului se pot gestiona departamentele asociate fie prin adăugarea unora noi, fie prin eliminarea celor existente pentru a reflecta corect evoluția și situația curentă. Istoricul actualizărilor este disponibil spre consultare în orice moment administratorilor.

Selecția utilizatorilor

Aplicația permite accesul la comun pentru întreg departamentul prin selectarea tuturor utilizatorilor ce-l compun, cât și selectarea doar a unor utilizatori pentru a oferi acces personalizat. În acest mod managerul poate repartiza sarcini de lucru individuale sau de grup. Această funcționalitate este opțională și poate fi activată sau dezactivată din setările aplicației.

Traseul documentelor

Reprezintă imaginea de ansamblu asupra departamentelor și utilizatorilor care au acces la documente. De asemenea, sunt prezentate informații despre data de intrare și ieșire a documentului pentru fiecare departament, cât și durata necesară rezolvării.

Fluxurile documentelor

Pentru fiecare departament asociat documentelor există o serie de acțiuni, precum Trimite, Rezolvă sau Trece în lucru. În acest mod sunt acoperite și cele mai complexe scenarii de rezolvare a unui document ce pot însemna trimiterea și primirea multiplă.

Starea per departament

Prin acțiunile de la Traseu se stabilește starea fiecărui departament, În lucru sau Rezolvat. Astfel, documentul reflectă situația în timp real și granular, la nivel de departament, și nu la comun. Când starea tuturor departamentelor este Rezolvat se va schimba și Starea generală marcând întreg documentul ca fiind soluționat.

Regista te ajută sa optimizezi timpul de procesare
și distribuție al documentelor

Avantajele managementului documentelor oferit de Regista

Managementul documentelor reprezintă soluția digitală adusă procesului de distribuire și gestionare a documentelor în mod tradițional, pe tipizat sau fără posibilitatea distribuirii.

Managementul documentelor crește eficiența operațională a companiilor și instituțiilor care înregistrează și gestionează constant un număr mare de documente prin:

  • Distribuirea documentelor prin selectarea departamentelor direct din organigramă.
  • Selecția automată a departamentelor subordonate la selecția unei Direcții.
  • Trasabilitatea documentelor prin vizualizarea rapidă a datei de intrare, ieșire și stare la nivel de departament.
  • Controlul accesului la documente în funcție de responsabilitățile diferitelor departamente sau persoane din departamente

Aplicația numărul 1 din România

Regista este folosită zilnic de peste 500 de clienți din toate județele României, de către instituții publice, cât și de companii private.

Instituții publice

  • Consilii Județene, Primării, Prefecturi
  • Instituții de învățământ
  • Instituții de sănătate
  • Direcții de asistență socială
  • Regii autonome
  • Administrarea domeniului public
  • Transport public
  • Salubritate
  • Alimentare apă

Companii private

  • Servicii
  • Industrie
  • Comerț
  • Financiar bancar
  • Asigurări
  • Farmaceutic
  • Transport și Turism

Regista te ajută sa optimizezi timpul de procesare
și distribuție al documentelor

Ce spun clienții Regista

Back To Top