Ghid esențial pentru digitalizarea primăriei. 6 pași pentru reducerea birocrației

Pentru a răspunde cât mai concret nevoilor tuturor aleșilor locali care vor să reducă birocrația, am realizat un ghid care cuprinde toți pașii necesari digitalizării. Prin acest document, vă punem la dispoziție o serie de recomandări care au ca scop reducerea birocrației, eliminarea cozilor de la ghișee, dar mai ales eficientizarea activității din primărie. 

Pentru a ajuta în procesul de digitalizare al primăriilor, am realizat un ghid care cuprinde cele mai importante aspecte de care trebuie să țineți cont pentru eficientizarea activității și pentru a transformarea interacțiunii cu cetățenii. 

Procesul de digitalizare a administrațiilor publice are la bază 6 aspecte esențiale:

1. Asigurarea infrastructurii necesare

Înainte de a face achiziții, este important să aveți un plan bine structurat care să includă cele mai urgente necesități ale instituției. Asigurați-vă că funcționarii dispun de toate echipamentele și infrastructura necesară pentru desfășurarea activităților zilnice. 

2. Utilizarea de aplicații e-Guvernare și digitalizare a activității

Registratura este una dintre principalele activități care are nevoie de eficiență atunci când vine vorba despre comunicarea dintre cetățeni și primărie. Aplicația noastră oferă modulele de Registratură electronică și Managementul documentelor, care vin în ajutorul funcționarilor în ceea ce privește gestionarea muncii zilnice.

De asemenea, aplicația Regista, prin portalul public e-Guvernare, ajută primăriile să respecte Codul Administrativ și OUG 38/2020. Cele două legi obligă primăriile să primească documente în format electronic și prin implementarea soluției noastre cetățenii pot completa și trimite online multiple cereri. Primăriile sunt obligate să publice diverse documente de interes public prin secțiunea Monitorul Oficial Local și noi automatizăm acest proces. 

Portalul public e-Guvernare cuprinde și alte module care asigurată o mai bună comunicare între primărie și cetățeni:

• Verificarea online a stării documentelor –  cetățenii pot vedea dacă acestea au fost sau nu soluționate, fără să se mai deplaseze sau să sune la primărie;
• Formulare electronice – cetățenii pot completa și trimite online cereri fără să fie nevoiți să descarce modele, să le printeze, semneze și scaneze;
• Sesizări online – le permite oamenilor să semnaleze diferite situații identificate pe raza localității lor;
• Programări online – modulul le permite cetățenilor să facă programări online, diminuându-se astfel cozile la sediul instituției;
• Plăți online – instituțiile publice înrolate în Ghișeul.ro le oferă cetățenilor posibilitatea să plătească online impozitele, taxele stabilite și amenzile.

3. Comunicare

Majoritatea oamenilor își obțin informațiile din mediul online, iar din acest motiv, prezența unei instituții pe rețelele de socializare este foarte importantă. Acesta este locul în care puteți comunica cele mai importante decizii ale instituției pe care trebuie să le cunoască toți cetățenii. De asemenea, este un mediu prielnic pentru cetățeni să își exprime opiniile liber și deschis.

4. Asigurarea securității datelor

Semnătura electronică este o alternativă legală pentru cea olografă, care permite instituțiilor publice să emită diverse rezoluții în format electronic. Aceste documente au aceeași valoare juridică ca a celor semnate olograf. Alternativa ajută  la eficientizarea activității interne, deoarece nu mai este necesară plimbarea hârtiilor fizice de la un birou la altul și răspunsurile pot fi trimise mult mai rapid și la costuri mai mici. 

De asemenea, pentru a asigura securitatea datelor înregistrate în cadrul primăriei, este necesar să vă asigurați că dispuneți de o serie de sisteme care să vă protejeze împotriva eventualelor vulnerabilități. 

5. Gestionarea eficientă a serviciilor publice

Primăriile au posibilitatea de a utiliza diferite aplicații care ajută la procesul de eficientizare a serviciilor publice. Astfel de sisteme și aplicații de tip Smart City pot fi de ajutor pentru gestionarea eficientă a serviciilor publice, precum, iluminat public, parcări, taxele pentru parcări, măsurarea calității aerului sau transportul public. 

6. Asigurarea transparenței activităților primăriei și ale consiliului local

Pentru a nu exista confuzii în rândul cetățenilor în ceea ce privește activitatea din primăriei, aceasta din urmă trebuie să fie cât mai transparentă. Rezolvarea acestui aspect stă în comunicarea deschisă a primăriilor, prin transmiterea online a ședințelor consiliului local și primăriei sau prin afișarea concursurilor și rezultatelor pentru angajare.

Cum vă putem ajuta în procesul de digitalizare?

Noi vă oferim suport în parcurgerea și implementarea pașilor prezentați în detaliu în document. De asemenea, aplicația Regista acoperă o parte importantă din necesitățile primăriei în procesul de digitalizare.

Regista are rolul de a automatiza și eficientiza activităţile din instituţiile locale, guvernamentale şi din companii prin modulele de registratură electronică, managementul documentelor şi e-Guvernare. Regista facilitează atât o comunicare optimă între departamentele unei instituţii, cât şi între funcţionari şi cetăţeni, pentru o rezolvare rapidă şi mult mai organizată a solicitărilor primite.

În concluzie, informațiile furnizate în ghidul pentru digitalizarea primăriei au scopul de a ajuta aleșii locali să scape de birocrație și să eficientizeze procesele prin care se realizează interacțiunile cu cetățenii. Ghidul cuprinde informații concrete despre pașii pe care primarii trebuie să-i parcurgă pentru a face progrese în direcția digitalizării. 

Consultați ghidul complet realizat de echipa Regista, pentru a afla mai multe detalii despre modul în care puteți reduce birocrația din cadrul primăriei! Pentru a intra în posesia ghidului complet de digitalizare, trebuie să completați un scurt chestionar.