Încheierea unei epoci: Dosarul cu șină a fost interzis prin lege

Începând cu data de 4 iulie 2023 dosarul cu șină a fost interzis. Conform legii nr. 9/2023, instituțiile publice și persoanele juridice cu statut de utilitate publică nu pot solicita dosare, dosare cu șină sau orice alt obiect de birotică sau papetărie în vederea soluționării cererilor pentru furnizarea unui serviciu public. Această schimbare are drept scop simplificarea și modernizarea procedurilor administrative, eliminând astfel nevoia de a depune documente fizice și de a gestiona dosare tradiționale. Cetățenii nu vor mai fi supuși costurilor și efortului de a obține și de a depune dosare cu șină, iar instituțiile vor trebui să accepte documente în format electronic și să faciliteze accesul cetățenilor la serviciile publice prin intermediul platformelor online.

Această schimbare reprezintă un pas semnificativ către modernizarea administrației publice și adaptarea la noile tehnologii. Prin eliminarea obligativității dosarului cu sina, instituțiile publice pot adopta o abordare mai flexibilă și mai eficientă în gestionarea documentelor. Cetățenii vor beneficia de o reducere a timpului și efortului necesare în procesul de depunere și urmărire a documentelor, având posibilitatea de a transmite cererile și documentele în format electronic, prin intermediul platformelor online sau prin e-mail.

Noile prevederi legale

Legea nr. 9/4 ianuarie 2023 pentru modificarea și completarea OUG nr. 41/2016 a intrat în vigoare la data de 4 iulie 2023. Această lege aduce modificări și completări importante Ordonanței de Urgență a Guvernului nr. 41/2016, care privește simplificarea procedurilor administrative la nivelul administrației publice centrale și locale și a instituțiilor publice.

Principalele idei ale noii legi se referă la simplificarea interacțiunilor dintre cetățeni și instituțiile publice, digitalizarea proceselor administrative și eliminarea cerințelor inutile în furnizarea serviciilor publice.

Astfel, instituțiile publice, organele de specialitate ale administrației publice centrale și locale, precum și persoanele juridice de drept privat care au obținut statut de utilitate publică sau sunt autorizate să presteze un serviciu public în regim de putere publică, au obligația de a publica, din oficiu, informații și modele de formulare sau cereri aferente tuturor serviciilor publice furnizate, în format electronic. Aceste informații trebuie să fie disponibile atât pe pagina de internet a instituției, cât și pe punctul de contact unic electronic definit de Hotărârea Guvernului nr. 922/2010.

De asemenea, noua lege prevede că instituțiile publice trebuie să accepte copii în format electronic după cartea de identitate transmise prin e-mail, asigurând condițiile legale privind protecția datelor cu caracter personal. În plus, instituțiile publice trebuie să publice o adresă de e-mail pentru primirea acestor copii în format electronic.

O altă modificare importantă se referă la eliminarea cerinței de depunere a copiilor legalizate după documente la furnizarea serviciilor publice, înlocuindu-le cu certificarea conformității cu originalul de către funcționarul competent.

Legea interzice instituțiilor publice și persoanelor juridice să solicite persoanelor fizice sau juridice copii de pe avize sau alte documente emise de alte instituții sau persoane juridice în vederea soluționării cererilor pentru furnizarea unui serviciu public. În schimb, aceste instituții pot solicita entităților emitente copii sau extrase ale documentelor în format electronic, cu consimțământul beneficiarului serviciului.

Una dintre cele mai importante prevederi ale acestei legi se referă la faptul că instituțiile publice și persoanele juridice nu pot solicita persoanelor fizice sau juridice dosare, dosare cu șină sau alte articole de birotică sau papetărie în vederea soluționării cererilor pentru furnizarea unui serviciu public. De asemenea, aceste instituții nu pot percepe taxe suplimentare pentru acoperirea costurilor de birotică sau papetărie asociate soluționării cererilor.

O altă modificare importantă adusă de lege se referă la simplificarea procesului de eliberare a documentelor. Astfel, instituțiile publice trebuie să ofere opțiunea de transmitere electronică a documentelor eliberate către beneficiari. De asemenea, documentele eliberate în format electronic trebuie să aibă aceeași valoare juridică ca și cele eliberate în format fizic.

În ceea ce privește comunicarea cu beneficiarii, legea prevede că instituțiile publice trebuie să utilizeze mijloace de comunicare la distanță, precum e-mailul sau platforme online, în vederea primirii cererilor și transmiterii răspunsurilor. Aceasta facilitează comunicarea rapidă și eficientă între cetățeni și instituțiile publice, reducând necesitatea prezenței fizice.

“Dispariția dosarului cu șină nu reprezintă doar renunțarea la o practică învechită, ci marchează un moment crucial în evoluția administrației publice din România. Această lege nu trebuie privită doar ca eliminarea birocrației și a întârzierilor cauzate de dosare incomplete, ci mai degrabă ca o înălțare a steagului digitalizării în tot mai multe instituții publice. Prin acest pas important, facem progrese semnificative în direcția progresului digital, abandonând componentele inutile ale unui sistem depășit, care nu fac decât să complice relația cetățenilor cu instituțiile și să încetinească dezvoltarea țării noastre. De asemenea, reușim să îndeplinim mai multe obiective ale proiectului Deceniul Digital, la nivelul Uniunii Europene, ceea ce are ca efect creșterea indicelui DESI. Deși acest indice poate părea doar un număr, el reprezintă indicatorul progresului nostru ca națiune în Era Informației.”, a declarat Edward Crețescu, director general Regista, referitor la recentele schimbări legislative.

Impactul eliminării “dosarului cu șină” la nivel european

Această măsură are un impact pozitiv și asupra indicelui DESI al României, care măsoară gradul de digitalizare și dezvoltare a economiei și societății digitale. Prin promovarea utilizării tehnologiilor digitale în relația cu cetățenii, se facilitează accesul la serviciile publice și se crește nivelul de interoperabilitate și transparență în administrație. Totodată, se încurajează inovația și dezvoltarea soluțiilor digitale adaptate nevoilor cetățenilor și instituțiilor publice.

Pe lista de obiective pentru 2030 ale proiectului Deceniul Digital al Europei, se regăsesc, în cadranul “Digitalizarea serviciilor publice” obiective pentru care Legea nr. 9/2023 contribuie, ajutând astfel la creșterea indicelui DESI pentru țara noastră.

Cum pot simplifica instituțiile tranziția către interacțiunea digitală cu cetățenii

Deși legea a fost publicată la începutul anului, iar schimbarea era de mult timp așteptată, de cetățeni, anticipăm că multe dintre instituțiile publice se pot confrunta cu dificultăți privind adaptarea la noile practici intrate în vigoare. 

Pentru a facilita tranziția către o instituție digitalizată, Regista pune la dispoziția primăriilor, instituțiilor de învățământ, spitalelor, dar și altor categorii de organizații, modulul de e-guvernare are permite cetățeanului să interacționeze cu primăria în mod digital, prin portalul dedicat.

Iată care sunt cele mai importante funcții pe care le poate substitui modulul de e-Guvernare al Regista, în direcția digitalizării și simplificării procedurilor administrative:

• Crearea unui cont de cetățean pentru a facilita interacțiunea cu instituția și pentru a accesa istoricul interacțiunilor cu aceasta
• Permite cetățenilor verificarea online a stării solicitărilor, în orice moment
• Depunerea de formulare electronice direct prin portalul de e-Guvernare
• Transmiterea de sesizări online de pe raza localității
• Stabilirea de programări online, eliminând astfel cozile de la ghișee
• Publicarea automată a informațiilor publice în Monitorul Oficial Local
• Efectuarea online a plăților, direct în contul instituției

În vederea simplificării tranziției către o formă de interacțiune digitală cu cetățenii, Regista oferă gratuit, pentru o perioadă de 30 de zile, acces la modulul de e-guvernare. Contactează Regista pentru a testa aplicația în instituția și începe călătoria către o administrație mai modernă și eficientă.

—

În concluzie, intrarea în vigoare a legii care interzice dosarul cu șină reprezintă un pas important în direcția digitalizării și simplificării procedurilor administrative și reprezintă un pas important către modernizarea și eficientizarea administrației publice. Această schimbare facilitează accesul cetățenilor la serviciile publice și reduce birocrația, având un impact pozitiv asupra relației dintre cetățeni și instituții. De asemenea, prin adoptarea soluțiilor digitale și a cloud-ului guvernamental, se urmărește creșterea eficienței și interoperabilității în administrație, oferind cetățenilor o experiență mai simplă și mai convenabilă în relația cu statul, contribuind totodată la creșterea indicelui DESI al României prin promovarea digitalizării și utilizarea soluțiilor tehnologice moderne.