Studiu de caz: Digitalizarea Primăriei Năvodari.

Situat la numai 10 kilometri de orașul Constanța, orașul Năvodari are o populație de peste 43.000 de locuitori. 

Având în vedere creșterea demografică semnificativă din ultimii ani și dezvoltarea accelerată a orașului Năvodari datorită amplelor proiecte de investiții derulate de administrația publică locală cu fonduri nerambursabile (europene și guvernamentale), digitalizarea serviciilor publice era un pas firesc și absolut necesar în bună relaționare cu cetățenii. Primarul orașului Năvodari, Florin Chelaru, a făcut astfel demersurile necesare pentru a identifica nu doar nevoile, ci și așteptările locuitorilor. Așa a fost identificată nevoia creării unei strategii ample pentru a eficientiza comunicarea cu cetățenii și pentru a asigura că mesajele Primăriei Năvodari ajung corect la un număr cât mai mare de oameni.

Pe lista obiectivelor a fost adăugată și digitalizarea serviciilor publice. A fost identificată nevoia creării unei strategii ample pentru a eficientiza comunicarea cu cetățenii și pentru a se asigura că mesajele primăriei ajung corect la un număr cât mai mare de oameni. 

Iată care au fost principalele măsuri luate de Primăria Năvodari în anul 2021:

1.Măsuri pentru îmbunătățirea comunicării cu cetățenii

În ultimele luni, Administrația Publică s-a axat pe comunicarea clară și constantă în mediile online, în special pe pagina oficială de Facebook. Primăria Orașului Năvodari se numără printre puținele instituții publice din România care aleg să comunice constant pe rețelele de socializare, pentru ca mesajul lor să ajungă la un număr cât mai mare de oamnei.

Cetățenii au apreciat informațiile cu privire la activitățile desfășurate pe raza localității lor. Totodată, pagina de Facebook este un canal prin care aceștia pot comunica rapid cu primăria, atât prin intermediul mesajelor private dar și prin comentariile la postări, la care primesc răspuns prompt de la instituție. 

Eforturile administrației locale de a comunica mai bine cu cetățenii au fost completate prin  website-ul oficial al primăriei. Aici, cetățenii orașului Năvodari, pot găsi toate informațiile de care au nevoie.

Suplimentar față de rolul de informare, vizitatorii site-ului au posibilitatea de a accesa online serviciile oferite de primărie. Astfel, ei pot depune sesizări, verifica statusul solicitărilor deja depuse, pot completa diferite formulare sau chiar realiza o programare. Toate aceste servicii pot fi accesate cu ușurință prin modulele aplicației Regista. Acestea au fost integrate pe site-ul primăriei, unde pot fi regăsite cu ușurință datorită unei structurări intuitive. 

Transparentizarea activităților din cadrul Primăriei Năvodari a contribuit la creșterea încrederii cetățenilor în instituția publică. 

2. Impactul Regista în comunicarea cu cetățenii

Digitalizarea orașului Năvodari a început în luna martie 2021, atunci când a fost luată decizia de a utiliza aplicația Regista. Primăria utilizează atât portalul public e-Guvernare, cât și modulele pentru managementul documentelor și registratură electronică.

Pentru a face cunoscute noile facilități, instituția publică a comunicat, pe pagina oficială de Facebook, toate avantajele aplicației Regista. De asemenea, modulele Regista au fost prezentate și în postări separate, pentru a ilustra cât mai bine funcționalitățile acestora. 

Formulare electronice

În primele 6 luni ale anului 2021, cetățenii orașului Năvodari au trimis către primărie un număr foarte mare de formulare electronice. Acest lucru i-a clasat pe primul loc în topul primăriilor care utilizează modulul pus la dispoziție de Regista. Pentru că formularele pot fi trimise online, oamenii au ales să renunțe la drumurile făcute la ghișeele primăriei și să rezolve totul rapid și simplu.

Programări online

Cetățenii au situat orașul Năvodari pe primul loc și pentru utilizarea modulului programări online al aplicației Regista. Fie că au avut nevoie de programări la primărie pentru audiențe, stare civilă sau acte de identitate, oamenii au utilizat într-un număr foarte mare serviciile publice online. 

„După ce am aflat cum funcționează modulul Programări online al aplicației Regista, am decis că locuitorii din Năvodari trebuie să beneficieze de un astfel de serviciu. Au început să se vadă rezultatele, iar organizarea solicitărilor se realizează acum într-un timp mult mai scurt. Am redus semnificativ și birocrația, iar munca zilnică a funcționarilor s-a eficientizat”, a declarat Florin Chelaru, primarul orașului Năvodari.

Sesizări

Sute de cetățeni au înțeles importanța depunerii sesizărilor online, în contextul unei bune funcționări a comunității. Orașul se situează printre primele locuri în topul instituțiilor din România care au depus sesizări online, iar trendul se menține pe o linie ascendentă. 

Până în prezent, oamenii au semnalat mai multe situații identificate pe raza orașului Năvodari, referitoare la iluminatul public, infrastructură sau semnalizări rutiere.

Aplicația permite susținerea informațiilor furnizate prin atașarea unor imagini, dar și prin indicarea pe hartă a locului exact în care au identificat o neregulă. 

3. Impactul Regista asupra funcționarilor

Aplicația Regista a adus îmbunătățiri semnificative și în ceea ce privește modul de lucru al funcționarilor din cadrul Primăriei Năvodari. Eficientizarea activităților zilnice s-a datorat digitalizării unor sarcini importante, care pot fi acum soluționate într-un timp mult mai scurt. 

Formulare electronice

Modulul le permite funcționarilor să caute, să sorteze și să filtreze toate cererile trimise de cetățeni. Cu ajutorul aplicației, pot fi create rapoarte pentru fi create rapoarte pentru tipul sesizării, dar și pentru perioade de timp, pentru a observa zonele urbane care necesită îmbunătățiri. 

Sesizări

Cu ajutorul modulului, angajații Primăriei Năvodari pot reduce birocrația din instituție, prin stocarea datelor în siguranță, în cloud Microsoft Azure. Funcționarii pot căuta, sorta și filtra sesizările în registrul electronic, pentru a putea prioritiza cazurile urgente. 

Programări online

Programările efectuate de cetățeni intră automat în aplicația utilizată de funcționarii publici. Acestea ajung în listă cu starea Nouă, iar ulterior angajații pot aproba sau respinge solicitarea. Modulul ajută la reducerea timpului de răspuns și la automatizarea modului în care cetățenii se pot programa la primărie. 

Monitorul Oficial Local

Aducerea la cunoștința publică a documentelor emise de autoritatea executivă ori adoptate de autoritatea deliberativă este o etapă absolut necesară  în menținerea încrederii cetățenilor în administrația publică locală. Publicarea și organizarea Monitorului Oficial Local se face conform procedurii prevăzute prin OUG nr. 57/2019 privind Codul Administrativ, iar modulul din aplicația Regista oferă o interfață prietenoasă atât cu cetățeanul, cât și cu funcționarul public. Persoana responsabilă cu organizarea și publicarea documentelor de interes public poate administra atât Registratura, cât și Monitorul Oficial Local din aceeași interfață.

În concluzie, utilizarea aplicației Regista reprezintă o schimbare digitală eficientă pentru cetățeni, care  pot interacționa online cu primăria. Modulele aplicației contribuie semnificativ și la eficientizarea activității zilnice din cadrul primăriei, prin automatizarea lor.

#DigitalizamRomania