Digitalizarea documentelor. Cum putem reduce birocrația cu Registratura electronică?

Reducerea birocrației în ceea ce privește organizarea și scurtarea timpului de lucru este unul dintre obiectivele setate în ultimii ani de tot mai multe instituții publice și private din România. 

Modulul Registratură electronică al aplicației Regista este soluția digitală optimă pentru procesul de înregistrare și gestionare a documentelor. Cu ajutorul acestui modul, documentele pot fi  clasificate și distribuite mai ușor către departamentele abilitate din cadrul instituției. 

Funcționalitățile modulului Registratură electronică

Modulul prezintă o serie de funcționalități care vin în sprijinul utilizatorilor. Aceștia din urmă au posibilitatea de a filtra documentele înregistrate în funcție de nevoia de căutare și le pot organiza ținând cont de nevoile specifice fiecărei instituții sau companii. 

Registratură generală și registre secundare

Modulul nu impune o limită pentru crearea registrelor secundare, iar din acest motiv, documentele pot fi bine organizate. Aplicația permite crearea unor șabloane pentru a atribui o serie numerelor dintr-un registru, iar resetarea numerelor se face automat la data dorită.

Căutări, filtrări și sortări

Implicit, registrul este sortat descrescător după numărul de înregistrare, însă acesta poate fi filtrat și după celelalte coloane. De asemenea, se pot efectua căutări și pot fi adăugate filtre, pentru a găsi cu ușurință documentele de interes. 

Documente în lucru sau cu termen depășit

Modulul este prevăzut cu liste separate pentru documentele care se află în lucru, dar și pentru cele al căror termen este depășit. Funcția ajută la identificarea rapidă a unor documente, iar vizualizarea acestora se poate personaliza în funcție de rolul fiecărui angajat. 

Nomenclatoare de emitenți și destinatari

La adăugarea unor documente, modulul sugerează în mod automat emitenți și destinatari. De asemenea, cu ajutorul filtrelor, se poate face și o identificare rapidă a tuturor documentelor atribuite unei persoane sau companii.

Fișiere electronice

Modulul permite atașarea fișierelor electronice, în diferite formate, care pot fi descărcate spre vizualizare sau printare. Toate fișierele sunt stocate în siguranță, în Microsoft Cloud din Uniunea Europeană, fără să fie impusă o limită de spațiu. 

Printarea și exportarea documentelor

Registrele și lista documentelor pot fi printate, iar întregul istoric va rămâne disponibil în aplicație. De asemenea, se pot crea și raportări personalizate. Pentru a face acest lucru, exportarea se va face în format CSV, care poate fi editat în Excel, cu documentele dorite. 

Nomenclator arhivistic sau secțiunea ”Dosare”

Modulul permite și atribuirea de dosare care funcționează metadate. Astfel, oricărei înregistrări efectuate în sistem, pentru a identifica ușor documentele care aparțin unei serii comune, cum ar fi ”Facturi” sau ”Referate”. 

Jurnal de schimbări

Modificările făcute la nivelul documentelor sunt salvate într-un jurnal, care poate fi accesat doar de administratori. 

Acces securizat și controlabil

Aplicația Regista poate fi accesată doar de utilizatorii care dețin un cont activ. De asemenea, utilizatorii pot avea drepturi diferite pentru accesul la anumite documente sau pentru editarea unor informații. 

Avantajele modulului Registratură electronică

Pe lângă creșterea operațională a organismelor care înregistrează și gestionează anual un număr mare de de documente, modulul mai vine cu o serie de avantaje precum: 

• Automatizarea procesului de gestionare a documentelor în funcție de specificul cererii. 
• Controlul accesului la documente, în funcție de responsabilitățile pe care le are fiecare departament.
• Eficientizarea procesului de căutare a documentelor, care permite și trimiterea de informații către părți terțe, într-un timp foarte scurt. 
• Afișsarea în timp real a statisticilor privind procesul de soluționare a unei cereri. 
• Identificarea rapidă a blocajelor din procesele de gestionare. 

Aceste avantaje ne-au fost confirmate și de către utilizatori – printre aceștia, membrii Asociației Comunelor din România, Filiala Prahova. 

”Aplicația Regista a venit să completeze perfect activitatea care se desfășoară la nivelul instituției noastre. Este ușor de utilizat, permite înregistrarea documentelor chiar și de pe telefon, ceea ce duce clar la eficiența personalului, fiind vorba de accesibilitate și de acuratețea datelor. Accesarea aplicației direct din browser, fără a fi nevoie de instalare, modalitatea de accesare simplă, dar totodată stocarea în siguranță deplină, ajută mult în transmiterea de informații fără a mai fi nevoie de o persoană care să facă această muncă de ”secretariat”. (…) Într-un cuvânt, Regista este o resursă valoroasă pentru noi. Ne place!”, a declarat Adrian Dumitru, Președinte A.Co.R. Filiala Prahova.

În concluzie, modulul de Registratură electronică automatizează și eficientizează activitatea din instituții și companii. Utilizatorii au posibilitatea de a filtra documentele în funcție de necesitățile curente și le pot organiza în funcție de nevoi sau departamente. 

Dacă nu utilizați încă aplicația Regista, noi vă oferim o luna de licenţă gratuită pentru activarea modulelor Managementul documentelor şi e-Guvernare.