Cum a contribuit Regista la progresul digital din Liceul Teoretic Grigore Moisil

Liceul Teoretic ”Grigore Moisil” din Timișoara este una dintre cele mai digitalizate instituții de învățământ din România, fiind recunoscut pentru performanțele sale în acest domeniu. În cadrul Galei Regista din 2023, instituția a câștigat premiul pentru cea mai digitalizată instituție de învățământ, datorită introducerii sistemului de înregistrare electronică a documentelor în mai multe departamente ale școlii începând cu anul 2020. De asemenea, utilizarea semnăturii electronice certificate a contribuit la realizarea unei mai bune comunicări între departamente și la o reducere semnificativă a timpului de răspuns la solicitări.

Pentru a afla mai multe despre performanțele remarcabile ale Liceului Teoretic ”Grigore Moisil” din Timișoara în ceea ce privește digitalizarea învățământului și cum a reușit să obțină premiul pentru cea mai digitalizată instituție de învățământ, am avut ocazia de a discuta cu directorul instituției, Bociu Carmen Cerasela, care ne-a împărtășit amănunte despre implementarea aplicației Regista în cadrul instituției pe care o conduce.

1. Ați obținut, la cea de-a doua ediție a Galei Regista, premiul pentru cea mai digitalizată instituție de învățământ. Cum ați reușit această performanță?

Premiul pentru cea mai digitalizată instituție de învățământ din România, obținut la cea de-a doua ediție a Galei Regista 2023, a fost rezultatul introducerii în activitatea curentă a mai multor departamente ale școlii (direcțiune, consiliu de administrație, secretariat, departamentul administrativ, contabilitate) a unui sistem de înregistrare electronică a documentelor începând cu anul 2020 – Regista. Astfel, comunicarea între departamente și între școală și terți s-a îmbunătățit semnificativ, iar timpul de răspuns la solicitări s-a redus. Utilizarea semnăturii electronice certificate a fost un alt factor important în obținerea premiului. Personalul nostru a depus eforturi substanțiale pentru a dobândi competențe digitale, iar acestea sunt încurajate și susținute de conducerea școlii prin programe de pregătire continuă pentru cadre didactice și personalul didactic auxiliar.

2. Cum a fost anul 2022 pentru instituția pe care o conduceți din punct de vedere al digitalizării? Ce reușite ați obținut și ce probleme ați întâmpinat?

Anul 2022 a fost un an important pentru instituția noastră în ceea ce privește digitalizarea, fiind marcat de introducerea Catalogului electronic la toate nivelurile de învățământ, cu ajutorul soluțiilor puse la dispoziție de Adservio. Implementarea acestui sistem de notare și informare a adus cu sine provocări pentru toți cei implicați: elevi, cadre didactice și părinți. Însă, cu ajutorul unor sesiuni de antrenament, corijare și monitorizare, am reușit să depășim aceste obstacole și să ne bucurăm acum de beneficiile pe care le aduce activității didactice și relației de comunicare dintre toți factorii implicați. În același timp, suntem mândri să afirmăm că sistemul de registratură electronică, Regista, deja implementat în anii precedenți a contribuit semnificativ la optimizarea traseului documentelor în instituție și la creșterea eficienței proceselor administrative.

3. Cum s-a schimbat viața utilizatorilor prin digitalizare?

Prin digitalizare, viața utilizatorilor a cunoscut schimbări semnificative, acestea având impact major asupra proceselor administrative și comunicării. Prin introducerea sistemului electronic de înregistrare a documentelor și certificarea semnăturii electronice, utilizatorii au putut accesa documentele mult mai rapid și timpul de răspuns la solicitările formulate de către terți s-a redus semnificativ. Această îmbunătățire a circuitului informațiilor a dus la o gestionare mai eficientă a timpului, un factor valoros într-o unitate de învățământ. De asemenea, prin digitalizare, s-a redus consumul de resurse materiale în anumite procese specifice, ceea ce a dus la o creștere a eficienței și a reducerii costurilor. În plus, reorganizarea activității de notare și comunicare cu părinții elevilor a dus la o mai bună comunicare și la o îmbunătățire a calității activității profesionale a angajaților, având un impact pozitiv asupra experienței utilizatorilor în cadrul instituției.

4. Care a fost cea mai mare provocare în relația cu utilizatorii?

În procesul de implementare a platformelor digitale în anumite aspecte ale activităților profesionale din instituția noastră, am întâmpinat multiple provocări în relația cu utilizatorii noștri. Una dintre cele mai mari provocări a fost prelungirea timpului de adaptare a utilizatorilor la noua tehnologie. Această reticență față de noutatea adusă de digitalizare a fost, în mare parte, cauzată de faptul că utilizatorii noștri erau obișnuiți cu metodele tradiționale de lucru și nu erau familiarizați cu utilizarea noilor platforme digitale.

Pe lângă aceasta, lipsa unor prevederi legale specifice pentru instituțiile publice în acest domeniu a făcut ca procesul de implementare să fie mai dificil. În absența unor reglementări clare, utilizatorii erau reticenți în a adopta tehnologiile digitale și se temeau că acestea ar putea să nu fie în conformitate cu normele legale și reglementările interne ale instituției noastre.

Astfel, pentru a depăși aceste obstacole, am investit în instruirea și formarea utilizatorilor noștri, am creat materiale de instruire și am organizat sesiuni de training pentru a-i ajuta să înțeleagă beneficiile și avantajele tehnologiei digitale. De asemenea, am colaborat cu specialiști în domeniu pentru a dezvolta o politică internă clară și specifică pentru utilizarea platformelor digitale în activitatea noastră. În final, eforturile noastre au fost răsplătite, iar utilizatorii noștri s-au adaptat cu succes la noile tehnologii și au început să folosească platformele digitale pentru a-și îmbunătăți activitatea profesională.

5. Care a fost cea mai mare satisfacție în urma digitalizării?

Una dintre cele mai mari satisfacții a fost faptul că am reușit să îmbunătățim eficiența și rapiditatea proceselor noastre, ceea ce a dus la o mai bună gestionare a timpului și resurselor. 

În urma evaluării efectelor implementării noilor instrumente de lucru, am constatat că există un grad ridicat de apreciere a rapidității anumitor procese în activitatea noastră. Informarea și soluționarea cererilor au devenit mai rapide, iar eliberarea documentelor și elaborarea digitală a rapoartelor a fost mult simplificată. De asemenea, conexiunea facilă cu alte instituții publice care beneficiază de avantajele digitalizării ne-a permis să colaborăm mai eficient cu acestea și să îmbunătățim serviciile pe care le oferim utilizatorilor noștri.

Pe lângă aceasta, digitalizarea ne-a permis să reducem costurile operaționale și să economisim timp și resurse, ceea ce ne-a permis să ne concentrăm mai mult pe îndeplinirea misiunii noastre principale – oferirea unei educații de calitate pentru studenții noștri.

În final, satisfacția cea mai mare a fost aceea că am reușit să facem un pas important în direcția modernizării și eficientizării activității noastre.

6. Care este cea mai mare problemă cu care vă confruntați în implementarea digitalizării?

În procesul de implementare a digitalizării în activitatea instituției noastre, am întâmpinat o serie de provocări. Printre acestea, cea mai importantă este legată de faptul că nu toate instituțiile cu care colaborăm sau care sunt în relații de tutelă și subordonare cu noi au fost încă digitalizate.

Această problemă poate cauza dificultăți în procesul de comunicare și de schimb de informații între instituțiile implicate, dar și întârzieri sau erori în procesul de gestionare a activității noastre. În plus, aceasta poate duce la pierderea unor oportunități de colaborare sau de dezvoltare a activității din cadrul Liceului Teoretic Grigore Moisil.

Pentru a depăși această problemă, este necesară o colaborare strânsă și o coordonare eficientă între instituțiile implicate în procesul de digitalizare. De asemenea, este important să se asigure suportul și resursele necesare pentru ca aceste instituții să se poată adapta și să se digitalizeze într-un timp cât mai scurt.

În final, implementarea digitalizării este un proces continuu și complex, care necesită eforturi susținute și colaborare între toate instituțiile implicate pentru a se asigura obținerea beneficiilor maxime ale acestei transformări digitale.

7. Ce planuri aveți în continuare pentru 2023?

Pentru anul curent ne-am propus să continuăm procesul de digitalizare a activității instituției noastre de învățământ și să aducem contribuția noastră la îndeplinirea obiectivelor Uniunii Europene stabilite prin Pactul Verde European. Pentru a realiza aceste obiective, avem în plan următoarele acțiuni:

• Implementarea unui sistem de evidență a obiectelor de inventar și a mijloacelor fixe prin introducerea unei aplicații care utilizează coduri de bare pentru identificarea și monitorizarea acestora. Acest lucru va ajuta la creșterea eficienței în gestionarea resurselor noastre și va asigura o mai mare transparență în ceea ce privește utilizarea acestora.
• Restructurarea website-ului instituției noastre, pentru a oferi o experiență mai bună utilizatorilor și pentru a asigura accesul mai facil la informațiile necesare.
• Dezvoltarea competențelor digitale pentru personalul didactic și didactic auxiliar, prin organizarea de training-uri și workshop-uri. În acest fel, vom asigura o mai mare utilizare a resurselor digitale în activitatea noastră de zi cu zi.
• Implementarea unor noi acțiuni de digitalizare, prin care ne vom aduce contribuția la îndeplinirea obiectivelor Uniunii Europene stabilite prin Pactul Verde European. Aceste acțiuni includ implementarea de soluții digitale pentru gestionarea și reducerea deșeurilor, promovarea energiilor regenerabile și a unui mod de viață durabil.

În final, suntem dedicați continuării procesului de digitalizare și dezvoltării competențelor digitale în instituția noastră, în vederea îmbunătățirii eficienței și eficacității activității noastre, dar și pentru a aduce o contribuție pozitivă la obiectivele Uniunii Europene în materie de sustenabilitate și protecția mediului.

Dacă acest exemplu  a reușit să inspire și să alimenteze interesul pentru digitalizarea propriului institut, află mai multe despre cum poți face acest lucru pentru instituția ta prin intermediul aplicației Regista. Pentru a începe acest proces, te invităm să testezi gratuit aplicația pentru 30 de zile, astfel încât să poți explora în detaliu toate funcțiile și avantajele sale. Cu o interfață prietenoasă și funcții create în funcție de nevoile instituției, aplicația Regista poate ajuta în optimizarea proceselor și scurtarea timpului de lucru.

Solicită un demo gratuit și începe astăzi călătoria spre digitalizare cu Regista!