Ce se află în spatele noului design Regista și cum a apărut nevoia de schimbare?

Autoritățile locale și guvernamentale din România au nevoie de un sprijin real pentru digitalizarea activității. Prin gestionarea cu ușurință a documentelor și a interacțiunii cu cetățenii se poate evita aglomerația de la ghișee și reduce birocrația. 

Regista susține această nevoie, punându-le utilizatorilor la dispoziție o aplicație cu o interfață ușor de utilizat, care poate fi accesată direct din browser și care se îmbunătățește continuu în urma feedback-ului primit

De ce a fost nevoie de un nou design al aplicației?

Încă din anul 2013, când a fost lansată aplicația Regista, am colectat toate feedback-urile instituțiilor publice cu care echipa de proiect a interacționat.  Ne-am dorit să aflăm cât mai multe puncte de vedere pentru a cunoaște cât mai bine nevoile reale ale utilizatorilor.

Inițial, aplicația avea doar modul Registratură electronică pentru digitalizarea registrului tipizat și  pentru corespondența intrărilor și ieșirilor. Ulterior, am integrat noi funcționalități și alte module, precum Managementul documentelor sau modulele prin care cetățenii comunică cu instituția prin portalul public e-Guvernare. Acest lucru a adus și nevoia de reorganizare a aplicației, mai ales din punct de vedere vizual. 

Regista este folosită atât de companii private din diverse industrii, cât și de instituții locale și centrale de dimensiuni mici și mari. Pentru ca aplicația să continue să răspundă nevoilor tuturor utilizatorilor a reieșit și nevoia de a actualiza interfața.

Cum am îmbunătățit aplicația Regista?

Am început să lucrăm la noul design Regista în primăvara anului 2020. Am îmbunătățit interfața aplicației și am acordat o atenție deosebită principalelor fluxuri și funcționalități, astfel încât cei peste 10.000 de utilizatori să își poată desfășura în continuare cu ușurință activitatea zilnică. Am adus modificări semnificative la nivelul meniului, care este acum mult mai bine structurat și mai ușor de accesat și vizualizat de către funcționarii publici.De asemenea, aplicația este mult mai ușor de folosit pe dispozitive mobile, iar pagina unui document este mult mai bine organizată. 

Am acordat o atenție deosebită schimbărilor care ar putea avea un impact direct asupra utilizatorilor care se bazează pe Regista pentru activitatea zilnică. În acest sens, ne-am axat pe două direcții:

• Lansarea treptată a noii interfețe pentru un număr din ce în ce mai mare de companii și utilizatori.

Așa cum marile companii de tehnologie își actualizează treptat aplicațiile începând cu un număr limitat de utilizatori, și noi am selectat câteva companii care fac parte dintr-un spectru larg pentru a testa modificările. Avantajul acestei abordări este reprezentat de faptul că permite dezvoltatorului software să controleze când și cine va beneficia de actualizări, cât și să limiteze eventualul impact negativ al unei schimbări masive cum este interfața întregii aplicații.

• Măsurarea continuă a comportamentului utilizatorului în raport cu noul design, cât și comunicarea directă cu utilizatorii selectați pentru programul de testare beta.

Faptul că actualizarea s-a făcut treptat, ne-a permis să avem o comunicare directă și rapidă cu utilizatorii selectați pentru testarea inițială. Acest lucru ne-a permis să aflăm într-un timp scurt lucrurile pe care le putem îmbunătăți și astfel am adus mici actualizări încă de la început. Așadar, experiența utilizatorilor care au fost migrați pe noua interfață ulterior a fost una plăcută pentru că deja au fost rezolvate toate sugestiile primite până la acel moment.

Pentru a le oferi timp utilizatorilor să se obișnuiască cu noua interfață, le-am permis acestora să opteze pentru utilizarea vechiul design până la migrarea totală. De asemenea, noul design a fost prevăzut și cu un scurt ghid, pentru a-i ajuta pe utilizatori să se adapteze cât mai ușor schimbărilor. Ghidul apărea automat la autentificarea în aplicație și introducea secțiunile și elementele actualizate.

Lansările treptate ne-au permis să fim în control și să colectăm feedback-ul utilizatorilor, îmbunătățind diferite aspecte înainte ca acestea să afecteze un număr mare de oameni. În urma unui sondaj realizat după câteva săptămâni de la momentul lansării, a reieșit că 93% dintre utilizatori s-au declarat satisfăcuți de tranziția către noul design.

De asemenea, opțiunea de a reveni la vechea interfață le-a permis utilizatorilor să se adapteze mai ușor noului design. În total, doar un număr infim dintre aceștia au ales să revină temporar, pe perioada testării, la vechea interfață.

În concluzie, experimentul a fost unul de succes și care a adus un plus de valoare utilizatorilor Regista. Drept urmare, vom continua această abordare și cu alte dezvoltări, lansări de funcționalități și module noi.