3 moduri prin care primăriile pot îmbunătăți comunicarea cu cetățenii

În ultimii ani, o parte din comunicarea publică s-a mutat în mediul online. Fie că este vorba de campanii de conștientizare și informare, promovare a diverselor proiecte sau chiar, mai recent, campanii electorale, importanța rețelelor sociale nu mai poate fi ignorată de autoritățile publice.

Rețelele sociale dau șansa cetățenilor să comunice mai deschis și autentic cu reprezentanți ai instituțiilor sau chiar ai Guvernului. Este important ca orice autoritate publică locală să se adapteze schimbărilor din societate și să profite de noile platforme de comunicare apărute.

Iată 3 idei simplu de pus în aplicare prin care o primărie poate comunica mai transparent cu cetățenii săi:

              1. O prezență activă în Rețelele Sociale

Rețelele sociale sunt canalul de unde majoritatea publicului își iau informațiile, de aceea este important ca autoritățile publice să ofere mesaje de suport și informații cât mai corecte.

Câteva primării au stabilit deja o prezență puternică în rețelele sociale, comunicând către cetățeni informații valoroase din viața comunității sau răspunzând prin acest canal întrebărilor venite de la ei. Exemple pozitive vin de la primăriile din Năvodari, Cristian, Sânmartin.

Pe paginile lor de Facebook se pot găsi informații utile legate de serviciile oferite de primărie (salubritate, lucrări de restaurare, amenajari), evenimente cultural-artistice. Reprezentanții primăriilor răspunde prompt la comentariile cetățenilor, reușind astfel să păstreze comunicarea cât mai exactă și transparentă.

              2. O aplicație prin care cetățenii pot accesa online serviciile și informațiile despre primărie

Multe dintre serviciile oferite de primărie pot fi accesate online atunci când există o aplicație care să permită acest lucru. Totodată, primăria poate publica documentele de interes public în Monitorul Oficial Local, respectând astfel prevederile din Codul Administrativ.

De exemplu, pentru eliberarea unui act de identitate expirat, majoritatea cetățenilor sunt nevoiți să stea la o primă coadă pentru a depune actele necesare, apoi, la o a doua coadă pentru ridicarea actului. O instituție digitalizată poate permite realizarea unei programări pentru depunerea actelor, pentru ca cetățeanul să se prezinte la data și ora programării și astfel își poate organiza mult mai bine programul. Astfel, este evitată și aglomerarea ghișeelor.

În alte cazuri, există posibilitatea ca informațiile și actele necesare să fie depuse online, iar cetățeanul să se deplaseze numai pentru ridicarea documentului solicitat. Exemple în acest sens sunt certificatele fiscale sau adeverințele de rol.

În exemplul de mai jos, cetățeanul poate solicita emiterea adeverinței de rol, completa datele respective și chiar achita taxa online, dacă primăria are modulul de plăți activat.

Regista oferă primăriilor posibilitatea de a ușura interacțiunea dintre funcționar și cetățean. Modulele sale permit realizarea de programări, completare de formulare sau sesizări, efectuarea de plăți ale taxelor locale, amenzilor și impozitelor, totul online. Mai mult, cetățeanul își poate crea un cont dedicat și poate vizualiza oricând starea solicitărilor sau păstra online dovezile de plată.

              3. Un website oficial al primăriei

Website-ul primăriei trebuie să fie locul unde cetățeanul poate găsi cu ușurință informațiile de care are nevoie. Acest lucru presupune asigurarea unei experiențe de utilizare plăcute, dar și accesibilitate pentru toate categoriile de locuitori.

Câteva aspecte importante de care trebuie să ții cont atunci când planifici actualizarea site-ului:

• Disponibilitatea informațiilor în limbile minorităților naționale, dar și în limbi de circulație internațională.  În cazul în care unitatea administrativă are peste 20% minorități naționale, primăria este obligată, conform Art.2, alineatul 4 din Anexa 1 a Codului Administrativ, să publice în Monitorul Oficial Local versiuni în limbile minorităților naționale în cauză. Adăugarea unei limbi internaționale, cum ar fi limba engleză ușurează accesul la informații a potențialilor investitori.
• Un design adaptat dispozitivelor mobile. Din ce în ce mai mulți utilizatori caută informații utilizând dispozitive mobile de diferite tipuri și rezoluții. Este important să alegi o varianta de design care se adaptează automat la dimensiunea și rezoluția ecranului pe care este vizualizat.
• Accesul la informații pentru persoanele cu dizabilități. Pentru o mai bună experiență a cetățenilor cu dizabilități, instalează un conector special pentru ei. Spre exemplu, pentru persoanele cu dizabilități de vedere există pluginuri ce permit ca orice selecţie de text din site să fie redată audio. Obligația este cuprinsă în legea 448/2006 protecţia şi promovarea drepturilor persoanelor cu handicap.

Noi venim în ajutorul primăriilor digitalizate care folosesc aplicația Regista, cu suport pe partea de comunicare pe Facebook (de la consultanță până la postări prin care acestea pot informa cetățenii cu privire la noile servicii online implementate), dar și pe partea de promovare plătită.

➡️ Pentru mai multe informații am elaborat un ghid care cuprinde toți pașii necesari digitalizării.

Dacă ai nevoie de sprijin pentru a stabili strategia de comunicare a primăriei sau pentru a promova serviciile digitale oferite către cetățeni, Regista te poate ajuta. Tot ce trebuie să faci este să ne trimiți un mesaj pe adresa [email protected].