Tot ce trebuie să știți despre portalul public e-Guvernare. Cum facilitează comunicarea funcționarilor cu cetățenii?

În ultimii ani, majoritatea companiilor și instituțiilor publice au resimțit necesitatea unei digitalizări rapide, pentru automatizarea activităților zilnice. Aplicația Regista susține acest demers și vine în sprijinul funcționarilor și al cetățenilor cu module care să răspundă cât mai bine nevoilor lor concrete.

Portalul public e-Guvernare este o extensie a website-urilor primăriilor care folosesc aplicația Regista. Portalul are scopul de facilita comunicarea primăriei cu cetățenii săi și răspunde cerințelor impuse de Ordonanța de Urgență 38/2020, prin care toate autoritățile și instituțiile publice trebuie să pună la dispoziția cetățenilor portaluri online în vederea primirii documentelor electronice.

Modulele portalului public e-Guvernare

Portalul public e-Guvernare cuprinde șase module: Verificare stadiu solicitări, Formulare electronice, Sesizări online, Plăți online, Programări online și Monitorul Oficial Local, care răspund nevoilor concrete ale cetățenilor și funcționarilor publici, automatizând modul de lucru și scurtând timpul de răspuns. 

1. Verificare stadiu solicitări

Prin acest modul, cetățenii au posibilitatea de a vedea online, de pe orice dispozitiv, care este starea unei solicitări depuse. În acest fel, nu mai este necesară deplasarea până la sediul instituției, economisind timp. Pentru a face acest lucru, cetățeanul trebuie să completeze câmpurile din aplicație cu numele și prenumele său, numărul cererii (care este afișat automat în momentul depunerii solicitării) și cu anul în care a fost depusă cererea. 

2. Formulare electronice

Modulul destinat Formularelor electronice cuprinde câte un format tip pentru solicitări specifice, precum Cereri de obtinere a certificatelor fiscale, Cerere pentru eliberarea adeverinței rol agricol, Cereri pentru compartimentul Urbanism, cât și un formular general prin care se pot trimite orice alte cereri. 

Modulul le oferă cetățenilor posibilitatea de a trimite online, de pe orice dispozitiv, cereri către instituțiile publice. Completarea și trimiterea unei cereri se face direct prin portalul e-Guvernare, iar în acest fel cetățenii nu mai sunt nevoiți să caute cererile tip în format Word sau PDF, să le completeze, să le printeze, să le semneze olograf și apoi să le scaneze. Toți acești pași sunt eliminați, iar procesul este unul mult mai simplu și rapid. 

După trimitere, cererea este verificată de un reprezentant al primăriei, iar după aprobare, cetățenii primesc un număr de ordin. Ulterior, aceștia sunt notificați prin e-mail cu privire la rezolvarea solicitării. 

Totodată, modulul înregistrează automat, în format electronic, documentele și cererile cetățenilor, care nu mai trebuie să se prezinte fizic la sediile instituțiilor. Funcționarii pot aproba sau respinge cererile cetățenilor sau pot filtra și sorta, pentru a identifica ușor cererile de interes. Lista de formulare este actualizată în permanență.

3. Sesizări online

Modulul Sesizări online se adresează cetățenilor care identifică diferite aspecte, în raza localității lor, care necesită îmbunătățiri, cum ar fi sesizări referitoare la iluminat public, infrastructură sau diferite probleme rutiere, care trebuie semnalate autorităților. Ca aspectele identificate să fie mai ușor de raportat, aplicația dispune de o hartă interactivă, cu ajutorul căreia cetățenii pot plasa un pin care să indice locul exact. De asemenea, pot fi atașate fotografii care să susțină sesizarea făcută. 

Raportarea evenimentelor se va face către primărie, iar funcționarii publici vor rezolva direct sau vor trimite sesizarea către organele abilitate, în vederea soluționării acesteia. Ulterior, cetățeanul va primi un e-mail în care i se va comunica modul în care a fost rezolvată sesizarea sa.

Sesizările aprobate sunt publice, iar în acest fel toți cetățenii pot vedea în timp real sesizările depuse cu starea lor actuala, cât și răspunsul autorităților. Funcționarii publici pot căuta, sorta și filtra sesizările în registrul electronic, pentru a putea prioritiza cazurile urgente, dar și pentru o bună organizare a informațiilor.

Modulul poate fi accesat din aplicațiile Regista de managementul documentelor și e-Guvernare, de oriunde, evitând astfel aglomerația și limitând cozile formate la sediile instituțiilor publice. 

4. Programări online

Pentru a evita cozile și aglomerația, punem la dispoziția unităților administrativ teritoriale un modul de programări online. Acesta va fi disponibil cetățenilor tot prin portalul public e-Guvernare, pentru ca aceștia să se poată programa pentru starea civilă, eliberarea actelor de identitate, audiențe. Programările online sunt un pas normal în digitalizarea unor activități din cadrul instituțiilor, dar și o măsură de siguranță în această perioadă în care distanțarea este recomandată.

5. Plăți online

Instituțiile publice care sunt înrolate în Ghișeul.ro le oferă cetățenilor posibilitatea de a plăti online taxele și impozitele stabilite, dar și amenzi contravenţionale cu deducerile aferente plăţii în 15 zile calendaristice. În acest fel, este evitată prezența fizică la sediile primăriilor și sunt diminuate cozile formate la ghișee.  

De asemenea, oferim consultanță gratuită pentru înrolarea primăriei în Ghiseul.ro.

6. Monitorul Oficial Local

Modulul pentru Monitorul Oficial Local automatizează publicarea documentelor publice și ajută instituțiile să respecte Codul Administrativ.

Modulul este destinat cetățenilor și are scop informativ. Cetățenii pot consulta documentele de interes public pentru localitatea de reședință, dar și diferite date precum hotărârile consiliului, dispozițiile primarului, bugetele locale etc.

Prin acest modul, documentele pot fi publicate pe website-urile publice ale instituțiilor prin simpla încărcare în aplicație. Nu sunt necesare activități suplimentare în panoul de administrare a website-ului și se scurtează timpul de implementare.

Avantajele portalului public e-Guvernare au fost resimțite și la nivelul Primăriei Târgu Frumos, din județul Iași, deoarece a venit cu o serie importantă de beneficii pentru cetățeni. 

„Regista este aplicația pe care o folosim încă de la momentul lansării ei, iar modulele dezvoltate de echipa de specialiști Zitec de-a lungul timpului au soluționat nevoile noastre, simplificând mult procesele interne. Acest lucru are beneficii importante și pentru cetățeni, care pot face mult mai ușor sesizări online despre neregulile pe care le identifică pe teritoriul orașului nostru sau pot verifica tot online, foarte simplu, starea cererilor pe care aceștia le înaintează către primărie. De asemenea, prin secțiunea Monitorul Oficial Local, le oferim cetățenilor o modalitate mult mai simplă și mai la îndemână de a fi la curent cu informările publice”, a precizat Ionel Vătămanu, primarul orașului Târgu Frumos, județul Iași.

În concluzie, pentru că vrem să facilităm cât mai mult munca funcționarilor și să susținem comunicarea acestora cu cetățenii, oferim  instituțiilor publice trei luni de licență gratuită pentru aplicațiile de Managementul documentelor și e-Guvernare Regista. În prezent, Regista este folosită de peste 500 de instituții din 40 de județe din țară.

Dacă nu utilizați încă aplicația Regista, noi vă oferim trei luni de licenţă gratuită pentru activarea modulelor Managementul documentelor şi e-Guvernare.